Учет расчетов с подотчетными лицами

В рамках осуществления хозяйственной деятельности организации постоянно осуществляют денежные расчеты: с покупателями, заказчиками, поставщиками, с бюджетом, с работниками, с учредителями и акционерами, с иными юридическими и физическими лицами, в том числе индивидуальными предпринимателями. Под отчет денежные средства выдаются на хозяйственные нужды или на командровки.

Большинство этих расчетов ведется через банк в порядке безналичных расчетов. Банк списывает сумму платежа с расчетного или иного счета плательщика и зачисляет на счет получателя. Порядок безналичных расчетов строго регламентирован. Осуществление расчетов через банк снижает потребность в наличных деньгах, способствует концентрации в банке свободных денежных средств, обеспечивает их сохранность и более эффективное их использование, оптимизирует денежное обращение страны.

Организации, осуществляющие расчеты, в том числе с использованием наличных денежных средств, в установленные сроки сдают наличные денежные средства в кассу банка для зачисления на расчетный счет. Вместе с тем часть денежных средств разрешается оставлять в кассе предприятия в пределах лимитов, установленных банком. Наличные денежные средств от выручки за реализованную продукции могут быть израсходованы только на определенные цели – выплата заработной платы, выдачу авансов на предстоящие командировочные расходы, осуществление небольших хозяйственных расходов) в установленных банком размерах. 

Возможность осуществления небольших хозяйственных расходов крайне важна для организации, так как позволяет обеспечить непрерывность производственного процесса. К примеру у организации не хватает каких-то комплектующих либо не хватило материалов для завершения выполнения заказа. Осуществление операций по безналичному расчету приведет к затягиванию сроков их поставки в организацию и, как следствие, возможному срыву сроков выполнения заказа покупателя.

Не менее важны и командировочные расходы с целью поиска возможных покупателей и заключения контрактов с ними, отбора товаров на базе для последующей реализации в торговых организациях, проведения пуско-наладочных работ реализованного оборудования. С одной стороны они способствуют успешному функционированию организации-продавца, а также могут отражаться на показателях деятельности и финансовых результатах покупателя.

Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм приказом директора Сморгонского филиала Гродненского ОПО утвержден перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет, а также установлены: 

− сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

− порядок представления авансовых отчетов;

− регулирование взаимоотношений между работником и нанимателем по подотчетным суммам при условии неполного отчета по ранее выданному авансу; 

− другие аспекты. 

Перечисленные в приказе сотрудники ознакамливаются с приказом в обязательном порядке под роспись. В командировку работник направляется на основании приказа руководителя (приложение В). Также работнику выдается задание на командировку, устанавливается срок представления и порядок оформления отчета. На основании приказа работнику выписывается командировочное удостоверение (приложение Г), в котором делаются отметки о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения.

В течение 15 дней по возвращении из командировки работником предоставляет авансовый отчет (приложение Д) об израсходованных подотчетных суммах с приложением документов, подтверждающих расход денег.

К отчету прилагаются первичные учетные документы, подтверждающие наличие произведенных расходов: 

− проездной документ (билет), в том числе билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной, перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета – маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира; 

− счет на оплату гостиницы и кассовый чек в случае оплаты услуги гостиничного обслуживания наличными деньгами; 

− счет на оплату гостиницы, кассовый чек и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, в случае оплаты услуги гостиничного обслуживания в безналичном порядке; 

− другие документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) в соответствии с законодательством.

Проведенное исследование позволяет сделать следующие выводы и предложения:

1 В процессе хозяйственной деятельности возникает необходимость выдачи из кассы наличных денег работникам организации под отчет на хозяйственные расходы и служебные командировки. В этом случае возникают расчетные взаимоотношения с подотчетными лицами – работниками организации, состоящими в списочном составе и получившими денежный аванс на предстоящие расходы.

Выдача денег под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, работникам юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя производится как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных карточек. Порядок выдачи денежных средств под отчет заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации, несмотря на то, что в процессе финансово-хозяйственной деятельности организаций, безусловно, преобладают платежи в безналичной форме. Однако возникает необходимость в приобретении активов, а также различных работ и услуг за наличный расчет. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению руководства организации. Такие работники называются подотчетными лицами. Согласно ст. 1 Трудового кодекса Республики Беларусь работник   лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора. Работниками организации являются физические лица (граждане), с которыми заключен трудовой договор (контракт). Физическим лицам (гражданам), с которыми заключены договоры (поручения, комиссии и др.), регулируемые нормами Гражданского кодекса Республики Беларусь, суммы под отчет выдаваться не могут.

С 13 марта 2015 г. вступило в силу постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 23.02.2015 № 94 «О внесении дополнений и изменений в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь», согласно которому уполномоченные лица — материально ответственные лица, являющиеся работниками юридического лица, индивидуального предпринимателя и осуществляющие деятельность от их имени, а также физические лица, осуществляющие деятельность от имени юридического лица на основании гражданско-правовых договоров. Как видим, расширен перечень физических лиц, в отношении которых применяются нормы Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185, поскольку в прежней редакции речь шла только о работниках.