Введение

Разрабатываемая база данных предназначена для автоматизации учета закупок материалов у поставщиков, работы со сведениями о расчетах с поставщиками и для формирования учетных документов.

Разрабатываемая система может быть использована любой организацией, которая закупает любые материалы у сторонних организаций.

Пользователями разрабатываемой системы могут быть бухгалтерия, расчетный сектор, отдел снабжения и прочие организационные подразделения, занимающиеся учетом поступления материалов и расчетами с поставщиками. Таким образом, в структуре организации разрабатываемая база данных будет использована в аппарате управления.

База данных будет разработана в СУБД MS Access, как наиболее удобной и популярной. Содержание создаваемой базы данных не повлияет на её структуру и является примерным.

1. Техническое задание

1.1. Анализ предметной области

Необходимо разработать базу данных для системы учета поступления материалов в организацию и учета расчетов с поставщиками этих материалов.

Предполагается, что база данных должна хранить информацию о поставщиках, материалах и закупках. Также база данных должна хранить информацию и о самой организации, в которой она будет использована.

Для примерного заполнения базы данных, предположим, что она будет использована в магазине расходных материалов для компьютеров и оргтехники.

Магазин является связующим звеном в цепочке производитель-пользователь. Его основной деятельностью является перепродажа материалов, которые он закупает у производителей или оптовых поставщиков.

В разрабатываемой базе данных необходимо реализовать учет поступающих товаров и учет расчетов за него на основе документов, которые использует организация для совершения подобных операций. Упрощенная схема документооборота между поставщиком и покупателем следующая:

2. Технический проект информационной системы

2.1. Функциональная модель

Функциональная модель предназначена для изучения особенностей работы (функционирования) системы и её назначения во взаимосвязи с внутренними и внешними элементами.

Функция — самая существенная характеристика любой системы, отражает её предназначение, то, для чего она нужна. Подобные модели оперируют, прежде всего, с функциональными параметрами. Графическим представлением этих моделей служат блок-схемы. Они отображают порядок действий, направленных на достижение заданных целей (т. н. 'функциональная схема'). Функциональной моделью является абстрактная модель.

На рисунке 2.1 представлена функциональная модель разрабатываемой информационной системы.

3. Реализация системы

Создание форма для ведения проектируемой БД.

4. Результаты тестирования информационной системы

Результаты тестирования сведены в таблицу 4.1.

Таблица 4.1 – Тестирования информационной системы

Заключение

В ходе курсовой работы была разработана база данных для учета поступления материалов и расчетов с поставщиками. Для реализации этой задачи был рассмотрен упрощенный документооборот, происходящий в организациях занимающихся закупкой материалов у сторонних организаций.

На основе данных документов и деятельности связанной с ними были выявлены 11 сущностей, связанных между собой. На их основе были составлены запросы к базе данных и отчетные документы.

Для реализации базы данных в физической модели была выбрана СУБД MS ACCESS. С её помощью были созданы таблицы аналогичные сущностям.

Для предоставления возможности добавления и редактирования данных в базе данных были разработаны 11 форм, одна из которых является подчиненной.

Были созданы 3 запроса для выборки данных, на которых основаны отчеты. Созданы 3 отчета, два из которых выбирают сведения о поставщиках и закупках, а третье распечатывает платежное поручение – единственный выходной документ в предметной области.

Дополнительно, для удобства выбора товаров, были созданы 4 запроса и форма выбора товара.

Для объединения всех форм и организации удобной навигации для пользователя, были созданы 5 кнопочных форм, предоставляющие доступ к выполнению разного рода задач.

Для предоставление пользователю информации о созданном приложении, была создана форма «Заставка», которая появляется сразу после запуска файла базы данных.

Скриншоты программы