Методика проведения совещаний на предприятии

В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам.

Коллективное обсуждение проблем, задач и вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.п.

Значение существительного «совещание» определяется толковым словарем как «заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса» (от глагола «совещаться», то есть сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь) [6, с. 9].

Служебные (деловые) совещания – особая форма организации труда, имеющая определенную направленность и небольшую продолжительность [8, с. 13]. Наиболее распространены такие формы, как заседания, собрания и собственно совещания.

Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решения по заранее поставленным вопросам [22, с. 114]. 

Цель проведения совещания – обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета разных мнений [6, с. 10].

Совещания проводятся:

– при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;

– при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы;

– когда решение вопроса требует воспользоваться мнениями различных групп работников [7].

Как отмечает А.О. Фомичев, совещание – одна из действенных форм привлечения персонала к решению поставленных перед ним задач; оно позволяет менеджеру влиять через его участников на весь персонал, это наиболее распространенный метод руководства, способ подготовки и принятия решений, изучения и формирования мнения персонала, оценки способностей присутствующих [21, с. 12].

Как было выявлено в главе 2, одним из недостатков проведения совещаний на ОАО «САЛЕО-Гомель» является недостаточный контроль за исполнением решений совещаний. Для решения данной проблемы предлагается внедрение программного обеспечения для руководителей структурных подразделений, в котором будут выделяться задачи для них и происходить контроль за выполнением. В качестве такой программы предлагается установить Trello.

Trello — это одна из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн, которая пользуется особенным спросом среди небольших компаний и стартапов. Она позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок.

Она создана Fog Creek Software в 2011 году на базе MongoDB, Backbone.js и Node.js. Главные достоинства, которые позволили Trello добиться популярности — это:

- простой интерфейс;

- почти неограниченный бесплатный доступ;

- удобство в работе и возможность интеграции с другими популярными инструментами для онлайн-работы.

Trello — максимально простой инструмент, который легко внедрить в рабочий процесс без долгой адаптации со стороны персонала. Для организации задач используется доска с карточками, которые распределяются по типам. Как правило, задачи разбиваются на:

- запланированные,

- текущие,

- выполненные.

Структура Trello также состоит из досок, которые разделены на списки с карточками. Каждую из досок можно выделять под конкретные рабочие процессы или отделы.

Бесплатность, причем не так называемая «условная», а freemium-модель — еще одно существенное преимущество Trello перед аналогами. В Trello можно полноценно работать совершенно бесплатно, и это не 30 дней, а навсегда. Естественно, функционал будет урезан: количество интеграций и объем загружаемых файлов будут ограничены. Ах да, еще вы не сможете делать кастомный фон для досок. 

Основные выгоды от использования (внедрения) программного продукта и локальной сети:

- сокращение времени обмена информацией за счет автоматизации процессов контроля (единая система);

- сокращение времени принятия управленческих решений.

ОАО «САЛЕО-Гомель» является коммерческой организацией, обладает правами юридического лица, является собственником своего имущества и осуществляет владение, пользование и распоряжение этим имуществом, несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам.

В настоящее время ОАО «САЛЕО-Гомель» как производитель занимает весомую позицию на рынке и является одним из ведущих предприятий-изготовителей гидравлической продукции для производства и ремонта дорожно-строительной и сельскохозяйственной техники.

Предприятие производит контрольно-регулирующую гидроаппаратуру для тракторов и мобильной техники, встраиваемую и модульную аппаратуру для универсальных металлорежущих станков, автоматических линий и агрегатного оборудования для отраслей промышленности и сельского хозяйства, аксиально-поршневые насосы и гидромоторы для дорожной, строительной, подъемно-транспортной, коммунальной, мелиоративной, сельскохозяйственной, лесной и другой гидрофицированной техники, к которой относятся фронтальные погрузчики, автокраны, асфальтовые катки, карьерные самосвалы, экскаваторы, зерно- и кормоуборочные комбайны, косилки и другие. ОАО «САЛЕО-Гомель» является единственным в Республике Беларусь предприятием, серийно выпускающим аксиально-поршневые гидроагрегаты.

Себестоимость произведенной продукции по основной деятельности за 2018 г. составила 22568 тыс. руб. или 94,6 % к уровню 2017 г. Материальные затраты в 2018 г. составили 3339 тыс. руб., что на 75 тыс. руб. или 2,3 % больше по сравнению с 2017 г. За анализируемый период материалоемкость произведенной продукции не изменилась и составила 0,12 руб./руб.

Среднесписочная численность работников ОАО «САЛЕО-Гомель» в 2018 году составила 787 чел. или 107,1 % к уровню прошлого года. Среднемесячная заработная плата на одного работника в 2018 г. составила 0,71 тыс. руб., увеличившись по сравнению с 2017 г. на 9,2 %. Фонд заработной платы за 2018 год составил 6730,6 тыс. руб. или 117,6 % к уровню 2017 г.

Экспорт продукции в 2018 г. составил 5105,1 тыс. долл. США, увеличившись по сравнению с 2017 г. на 139,5 тыс. долл. США или 2,8 %.

Для ОАО «САЛЕО-Гомель» характерна высокая централизация функций управления, которая позволяет эффективно осуществлять единую политику в экономической, кадровой и других областях деятельности Общества.