Коммуникации в системе управления организацией и их совершенствование

Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации – это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их. Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия.

Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90% своего времени. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления. В связи с этим, высокопрофессиональный менеджер должен понимать, каким образом среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством устного и письменного общения. Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций.

Коммуникация в организации охватывает все средства, формальные и неформальные, посредством которых информация передается между работниками вверх, вниз, и по горизонтали. Эти различные способы общения могут использоваться сотрудниками и руководством для распространения официальной информации, сплетен или слухов.

Для бизнеса проблемой является направление этих многочисленных сообщений таким образом, чтобы они послужили для улучшения отношений с клиентами, поддерживали удовлетворенность сотрудников, развивали обмен знаниями в рамках всей организации, а самое главное, повышали ее конкурентоспособность.

Любая форма коммуникации, впрочем, как и ее отсутствие, может иметь свои последствия. Роль коммуникации в организации невозможно недооценить. Эффективная коммуникация имеет огромное значение для формирования рабочей деятельности, такой как планирование, организация, управление и контроль. Она помогает менеджерам выполнять свою работу и обязанности.

Именно поэтому целью данной дипломной работы является определение направлений совершенствования коммуникации в системе управления организацией. Для достижения поставленной цели будут решены следующие задачи:

Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, менеджер организует, руководит и мотивирует подчиненных. Передача информации должна происходить таким образом, чтобы достигалось наиболее максимальное ее восприятие необходимой целевой аудиторией, чем и определяется эффективность деятельности организации. Поэтому этой проблеме уделяется большое внимание, изучаются различные аспекты повышения степени результативности коммуникационных процессов.

Управление организацией осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления для менеджера является на правление им сигналов или посланий своим подчиненным об их поведении, необходимом для достижения организационных целей. Используя это и получая от подчиненных обратную связь, менеджер организует, мотивирует и руководит подчиненными. Многое зависит от способности менеджера эффективно передавать и получать такие сигналы и послания, чтобы достигалось их наиболее адекватное восприятие теми, кому они предназначены. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В научной литературе коммуникациям внутри организации уделяется особое внимание как экономистами-менеджерами, так и психологами. С экономической точки зрения межличностные коммуникации выступают инструментом эффективного взаимодействия персонал организации, а, значит, оказывает непосредственное воздействие на эффективность хозяйственной деятельности.

Виханский О.С. подчеркивает, что коммуникация и информация — различные, но связанные между собой понятия [13, с. 387].

Информация — это природная и содержательная часть посылаемого или получаемого сигнала или послания, дающая возможность придать им определенную значимость, т.е. информация — это внутренняя интерпретация внешних событий. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Поэтому, для того чтобы коммуникация состоялась в межличностном варианте, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию [13, с. 389]. Именно поэтому автор утверждает, что с одной стороны, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. С другой стороны, они могут рассматриваться как обмен идеями, интересами

Открытое акционерное общество «Гомельский завод станочных узлов» (далее – ОАО «ГЗСУ») производит металлорежущие станки и комплектующие к ним на белорусский и зарубежный рынок уже более 50 лет. Первую продукцию общество выпустило в 1961 году и с этого времени постоянно расширяет её ассортимент.

Согласно приказа №224 от 28 апреля 1961 года Управления машиностроения и станкостроения Совета Министров БССР был создан завод нормализованных узлов на базе стеклотарного завода. Свою первую партию (нормали) завод выпустил в июне 1961 года и назывался Гомельским заводом нормализованных узлов.

В 1963-1964 годах были освоены электромеханические силовые столы и редуктора к ним, приспособления к заточным станкам.

В 1970 году завод приступил к изготовлению узлов к универсальным станкам: коробки подач и фартуки.

В 1972 году освоен выпуск радиально-сверлильных станков мод. 2Е52.

В ноябре 1975 года переименован в Гомельский завод станочных узлов.

В июле 1976 года завод вошёл в состав Московского станкостроительного производственного объединения «Красный пролетарий».

С этого периода завод расширяет номенклатуру узлов к универсальным станкам и станкам с ЧПУ, осваивает новые модели радиально-сверлильных станков: 2К52.1, 2К522, ГС545, 2К550.

С 1995 года освоен выпуск гаммы настольно-сверлильных станков.

С 1997 года – универсальных токарно-винторезных станков.

С 2003 года – вертикально-сверлильных станков.

Сейчас это одно из крупнейших производителей станкостроительной продукции в Республике Беларусь.

Во исполнение Декрета Президента Республики Беларусь №11 от 16 марта 1999 года «Об упорядочении государственной регистрации и ликвидации субъектов хозяйствования» и в соответствии с Гражданским Кодексом Республики Беларусь завод переименован в Республиканское унитарное предприятие «Гомельский завод станочных узлов».

Республиканское унитарное предприятие «Гомельский завод станочных узлов» преобразовано в Открытое акционерное общество «Гомельский завод станочных узлов» (ОАО «ГЗСУ») 26 ноября 2010 года согласно свидетельства о государственной регистрации юридического лица с регистрационным номером № 400051810.

ОАО «ГЗСУ» создано с целью осуществления деятельности, направленной на получение прибыли. Предметом деятельности является

ОАО «ГЗСУ» является одним из лидеров в стране по производству промышленной продукции, среднесписочная численность которого насчитывает в 2014 г. – 854 чел, т.е. организация имеет значительный объем трудовых ресурсов, эффективность и результативность которых в значительной степени зависит от эффективности организационных и межличностных коммуникаций. По результатам проведенного анализа можно заключить, основными направлениями совершенствования как организационных, так и межличностных коммуникаций является повышение уровня автоматизации коммуникационного процесса.

Автоматизация коммуникационного процесса в первую очередь заключается в максимально возможном внедрении достижений науки, техники и технологии в организацию электронного обмена информацией между работниками. Для ОАО «ГЗСУ» автоматизация коммуникационного процесса заключается во внедрении системы автоматизации документооборота, т.е. использование электронного документооборота. Это необходимо для нивелирования коммуникационных барьеров, таких как нечеткость формирования идеи, отсутствие проинформированности работников о стратегии развития организации, о существующих требованиях законодательства, о новейших приказах, а также социальные барьеры.

Необходимо иметь в виду, что работа с персоналом в ОАО «ГЗСУ» не начинается с вакансии и не заканчивается приемом на работу. Коммуникационный процесс должен быть построен так, чтобы кратчайшим путем приходить к желаемому результату в отношении любого вопроса или проблемы в кадровой сфере. Учитывая это, в ходе формирования коммуникационной политики ОАО «ГЗСУ», в идеальном случае, можно предложить согласование следующих аспектов:

– разработка общих принципов использования административных методов управления ОАО «ГЗСУ», определение приоритетов целей;

– организационно-штатная политика ОАО «ГЗСУ» - планирование потребности в трудовых ресурсах, формирование структуры и штата, назначения, создание резерва, перемещения;

– информационная политика ОАО «ГЗСУ» - создание и поддержка системы движения кадровой информации;

– финансовая политика - формулирование принципов распределения средств, обеспечение эффективной системы стимулирования труда;

– политика развития персонала ОАО «ГЗСУ» - обеспечение программы развития, профориентация и адаптация сотрудников, планирование индивидуального продвижения, сформирование команд, профессиональная подготовка и повышение квалификации;

Коммуникации представляют собой один из наиболее динамичных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто. В ранних дискуссиях, с точки зрения истории развития менеджмента, коммуникациям уделялось мало внимания. Несмотря на включение коммуникаций в распорядительную функцию менеджмента, не было разработано определенной концепции коммуникаций, а также не было попыток интегрировать их в целостную теорию менеджмента.

Сегодня отношение науки к коммуникациям существенно изменилось. За последние годы появилось множество работ, посвященных межличностным и организационным коммуникациям. Именно коммуникации придают динамичность системе взаимодействия внутри организации. Методы коммуникации определяют форму и внутреннюю экономику организации.

В данной дипломной работе были рассмотрены основные теоретически подходы к поредению коммуникаций в организации, описаны основные виды коммуникаций, а также рассмотрены особенности формирования межличностных и организационных коммуникаций. На примере ОАО «ГЗСУ» проанализировано управление коммуникациями, особенность их построения на промышленном организации, а также выявлены основные направления совершенствования коммуникационного процесса. На основании проведенного анализа можно сделать следующие выводы:

- объем произведенной на организации продукции в 2013 г. увеличился на 15,59 % и составил 191 291 млн р., а в 2014 г. снизился на 9,97 % по сравнению с предыдущим периодом и составил 172 137 млн р.;

- увеличивается затратоемкость выпущенной продукции с 0,84 р. до 0,88 р., что является отрицательным фактором, при этом наблюдается снижение материалоемкости с 0,5 р. до 0,47 р.;

- объем реализованной продукции, товаров, работ, услуг упал в 2013 г. на 1,29 % меньше, чем в предыдущем, при этом в 2014 г. наблюдается прирост полученной выручки – 5,08 %, однако учитывая, что темп роста цен составил в 2014 г. 6,5 %, можно говорить о том, что ОАО «ГЗСУ» не способен поддерживать спрос на произведенную продукцию даже на прошлогоднем уровне, что свидетельствует о неустойчивом положении организации я на рынке;

- рентабельность реализации ОАО «ГЗСУ» в 2013 г. составила 15,88 %, что на 18,74 % меньше, чем в 2012 г. (19,55 %), снижение показателей эффективности наблюдается и в 2014 г., т.к. рентабельность реализованной продукции упала еще на 10,27 % и составила 14,25 %;

- Неэффективность использования имеющихся ресурсов проявляется в снижении рентабельности долгосрочных активов в 2014 г. на 99,04 % и снижении фондоотдачи с 2,41 р. до 2,06 р., что говорит о снижении результативности использования активов на рассматриваемом организации;