Применение международных стандартов в сфере электронного документооборота в организациях Республики Беларусь

Коммерческие фирмы, правительственные учреждения, медицинские службы, образовательные учреждения и другие организации сталкиваются с быстрым увеличением количества бумаги, с которой необходимо обращаться, чтобы проводить свои операции. Эти организации постоянно ищут системы, которые могут решить множество проблем, связанных с обработкой больших объемов бумаги. Проблемы включают в себя необходимость в больших объемах дискового пространства, необходимого для хранения документов, трудоемких операций, связанных с хранением, извлечением и маршрутизацией бумажных документов, а также увеличение времени обработки операций, ориентированных на транзакции, в эпоху конкурентного давления и ориентация на обслуживание клиентов диктует сокращение времени обработки.

В последние годы появились системы электронной обработки документов, которые предоставляют альтернативы физической обработке бумаги или использованию микрографических систем. Системы электронной обработки документов выполняют функции, аналогичные старым микрографическим системам. Однако в системах электронного документооборота процесс съемки документов заменяется процессом электронного сканирования материалов документов. Системы электронной обработки документов обрабатывают документы, хранящиеся в цифровом формате изображений, которые создаются сложным оборудованием электронного сканирования. Как только материал документа преобразуется в цифровой формат изображения, его можно маршрутизировать, отображать, хранить и извлекать с использованием имеющегося в продаже компьютерного оборудования и программного обеспечения, разработанного для конкретного применения. Электронные системы также использовались для замены микрографических систем, и в некоторых случаях происходил поэтапный переход, который включал сканирование базы данных документов, изначально сохраненной на пленке, и преобразование этой базы данных в электронный формат с использованием специально разработанного оборудования для сканирования пленок.

Большинство систем электронной обработки документов включают в себя следующие типы аппаратных подсистем:

1) Сканеры, которые сканируют материал документа и преобразовывают его в цифровой формат изображения для хранения и обработки на компьютерно-совместимом оборудовании.

2) Системы хранения, которые используются для хранения большого количества отсканированных изображений

3) Рабочие станции, оснащенные дисплеями высокого разрешения для просмотра отсканированных изображений

4) Подсистемы связи, которые передают изображения между элементами системы

Технология высокоскоростной связи. Развитие современных вычислительных систем от высокоцентрализованных систем, разработанных с одним процессором и ограниченным числом одновременных пользователей, к модемным распределенным системам, включающим сетевое соединение сотен или тысяч отдельных вычислительных узлов, привело к развитию возможностей высокоскоростной связи в компьютерной индустрии. Коммерческие системы были разработаны для передачи больших объемов данных с высокой скоростью в современных вычислительных системах. Эти системы включают в себя ряд аппаратных компонентов, специально предназначенных для передачи данных на высокой скорости. Разработан ряд отраслевых стандартов, регулирующих обмен данными между системами, которые могут быть приобретены у нескольких поставщиков. Стандарты регулируют как аппаратное, так и программное обеспечение в коммерческих системах. Набор установленных протоколов используется для объединения данных в стандартизированные пакеты, и они управляют высоконадежной передачей данных с относительно высокой скоростью между несколькими местоположениями в распределенных компьютерных системах. Объем данных, связанных с оцифрованными изображениями, относительно велик по сравнению с объемом данных, используемых в большинстве коммерческих приложений, которые в основном ориентированы на текст, а не на изображения. Канал связи часто является наиболее сдерживающим каналом передачи данных в системе электронного документооборота. Несмотря на это, коммерческое коммуникационное оборудование и сетевые стандарты являются важной технологией для систем электронного документооборота. В последние годы поставщики начали понимать, что увеличение трафика изображений в распределенных компьютерных средах станет фактом жизни в будущем. В настоящее время усилия сосредоточены на разработке и определении стандартов, регулирующих высокоскоростную и эффективную передачу данных изображений в сетевых системах.