Использование компьютера в процессе документирования
Филиал БНТУ Политехнический колледж
Курсовая работа (проект)
на тему: «Использование компьютера в процессе документирования»
по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»
2020
45.00 BYN
Использование компьютера в процессе документирования
Тип работы: Курсовая работа (проект)
Дисциплина: Документационное обеспечение управления
Работа защищена на оценку "8" без доработок.
Уникальность свыше 40%.
Работа оформлена в соответствии с методическими указаниями учебного заведения.
Количество страниц - 21.
Поделиться
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРА В ПРОЦЕССЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
ГЛАВА 2 ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРА В ПРОЦЕССЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
ГЛАВА 3 ОТДЕЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРА В ПРОЦЕССЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
ГЛАВА 4 ПРОБЛЕМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРА В ПРОЦЕССЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ВВЕДЕНИЕ
В настоящий момент уровень развития вычислительной техники достаточно высок и это позволяет оперативно применять новейшие технологии в работе с архивным документооборотом. Без компьютеров сегодня обойтись невозможно. В прошлое ушли бумажные архивы и курьеры, уменьшились трудовые затраты по перепечатке важных документов. Теперь компьютерные программы «работают» с текстами, графиками, рисунками, таблицами, создают электронные архивные документы, регистрируют и контролируют их, а также отслеживают движение документации в разных организациях, как внутри, так и вне их.
Процесс архивации – это большая подготовительная работа (сбор данных, их классификация и каталогизация, цифровое сжатие информации) по обработке различных данных, которым необходимо долгосрочное хранение или их быстрая передача по интернет-сети. Для подготовки и передачи документов в архив привлекаются высококвалифицированные специалисты, обладающие знаниями документоведения, владеющие компьютерной техникой и современными инновационными технологиями, четко понимающие всю ответственность, важность и серьезность поставленных перед ними задач. Необходимо отметить, что кажущаяся сложность подготовки документов к сдаче на архивное хранение и затем сдача этих документов в определенный архив происходят в основном сравнительно быстро.
История архивного дела прошла несколько этапов, связанных, прежде всего с тем как изменялась механизация, автоматизация и проходила эволюция появляющейся новой вычислительной техники и современных информационных носителей. Архивное дело – важная государственная деятельность всего общества. Она охватывает многие политические, судебноправовые, правовые и разнообразные практические аспекты для организации и сохранения необходимых исторических, научных, культурных, производственных архивных документов и др.
В условиях современности, когда в практику работы многих архивных служб и учреждений широко внедряются и применяются разнообразные автоматизированные инновационные технологии и системы, конкретно определяющее значение приобретает типизация и оптимизация основных методов и проектных решений для разработки их программно-технического, алгоритмического и информационно-организационного обеспечения.
Таким образом, объект работы – процесс документирования.
ГЛАВА 1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРА В ПРОЦЕССЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Стремительное развитие цифровой вычислительной техники (ВТ) и становление науки о принципах ее построения и проектирования началось в 40-х годах XX века, когда технической базой ВТ стала электроника и микроэлектроника, а основой для развития архитектуры компьютеров (называемых ранее ЭВМ) – достижения в области искусственного интеллекта.
До этого времени в течение почти 500 лет ВТ сводилась к простейшим устройствам для выполнения арифметических операций над числами. Основой практически всех изобретенных за 5 столетий устройств было зубчатое колесо, рассчитанное на фиксацию 10 цифр десятичной системы счисления. Первый в мире эскизный рисунок тринадцатиразрядного десятичного суммирующего устройства на основе таких колес принадлежит Леонардо да Винчи.
Первым реально осуществленным механическим цифровым вычислительным устройством стала "Паскалина" великого французского ученого Блеза Паскаля, которая представляла собой 6-ти (или 8-ми) разрядное устройство, на зубчатых колесах, рассчитанное на суммирование и вычитание десятичных чисел (1642 г.).
Через 30 лет после "Паскалины" в 1673 г. появился "арифметический прибор" Готфрида Вильгельма Лейбница - двенадцатиразрядное десятичное устройство для выполнения арифметических операций, включая умножение и деление.
В конце XVIII века во Франции произошли два события, имеющие принципиальное значение для дальнейшего развития цифровой вычислительной техники. К таким событиям относятся:
изобретение Жозефом Жакардом программного управления ткацким станком с помощью перфокарт;
разработка Гаспаром де Прони, технологии вычислений, разделившей численные вычисления на три этапа: разработка численного метода, составление программы последовательности арифметических действий, проведение собственно вычислений путем арифметических операций над числами в соответствии с составленной программой.
Указанные новшества позже были использованы англичанином Чарльзом Беббиджем, осуществившим, качественно новый шаг в развитии средств ВТ – переход от ручного к автоматическому выполнению вычислений по составленной программе.
ГЛАВА 2 ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЬЮТЕ-РА В ПРОЦЕССЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее — Закон об электронном документе) дает следующее определение понятию «электронный документ»: документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность.
В свою очередь, под подлинностью электронного документа понимается свойство электронного документа, определяющее, что он подписан действительной электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП). Целостность электронного документа — свойство электронного документа, определяющее, что в него не были внесены изменения и (или) дополнения.
Таким образом, для того, чтобы документ стал электронным, необходимо подтвердить его целостность и подлинность с помощью сертифицированной ЭЦП.
В соответствии со ст. 2 Закона об электронном документе действие указанного Закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи.
Таким образом, Закон об электронном документе вводит, но не дает определение понятия «документ в электронном виде».
В соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ в электронном виде — это документ, для создания и воспроизведения которого требуются средства электронно-вычислительной техники и сопрягаемые с ними устройства.
При классификации электронных документов основной проблемой является выбор классификационных признаков, которые обычно делятся на основные и формальные.
ГЛАВА 3 ОТДЕЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРА В ПРОЦЕССЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Автоматизация документооборота как направление делопроизводства является следствием роста числа официальной документации, сопровождающей деятельность любой компании. Система автоматизации или система электронного документооборота (СЭД) обеспечивает сопровождение управленческих процессов, позволяет автоматизировать работу с документами. Ее объектами являются не только электронные и бумажные документы, но и бизнес процессы, находящие отражение в их движении.
Автоматизация электронного документооборота на предприятии преследует следующие цели: минимизация рутинных операций и сокращение количества ручной работы; формирование единого массива электронных документов и создание удобной поисковой системы; уменьшение и полная ликвидация бумажных носителей информации; разработка алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическими процессами; поддержка административных процессов; быстрый обмен внутренней документацией между сотрудниками и подразделениями; ускорение формирования указаний и распоряжений, а также контроля их выполнения; планирование распределения рабочего времени персонала, контроль деятельности сотрудников; разработка технологии трансфера служебной документации через внешние системы; приведение схемы делопроизводства к единому алгоритму.
Система управления документооборотом по сути представляет собой программное обеспечение, позволяющее персоналу работать электронными документами (создавать, изменять, осуществлять поиск) и взаимодействовать между собой (передавать документы, отправлять уведомления, выдавать задания).
Используемые в процессе автоматизации современные технологии позволяют осуществить классификацию СЭД. Принято выделять следующие виды систем: Клиент-серверные (основные модели управления размещены на выделенном сервере, пользователей взаимодействует с СЭД через специальный интерфейс, клиентскую часть); Действующие на основе баз данных (интегрированы с базами SQL, Oracle и т.п., информация хранится в базе, а для ее обработки используются отдельные модули); Основанный на технологиях web (обеспечивают удаленный доступ к серверу без специальных клиентских приложений, позволяют использовать web браузеры в качестве пользовательского интерфейса).
ГЛАВА 4 ПРОБЛЕМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРА В ПРОЦЕССЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Сегодня заставляет исследователей обратиться к вопросу об уточнении понятия «электронный документ», определяя его исключительно как документ, весь жизненный цикл которых проходит в электронном виде. Такой подход неизбежно порождает и включение в терминосистему и определение понятий «электронная копия документа» и «копия электронного документа» [4, с. 26]. Кроме того, следует учитывать возможность рассматривать данную проблему в контексте теории жизненного цикла документа, которая в информационно-коммуникационной среде трансформируется в сложный процесс, включающий несколько «вложенных» жизненных циклов документа, соответствующих информационным системам, в рамках которых осуществляется его функционирование [9, с. 90].
Изучение электронного документа как объекта документоведения должно придать неизбежный им-пульс развитию документоведения, актуализировать вопросы не только его категориального аппарата, но и целесообразности документирования отдельных действий и процессов, закономерностей документообразования и реализации социальной функции документа в обществе [4, с. 9-10, 16].
В то же время было установлено, что специфика носителя информации и методика документации ставят на повестку дня проблему типологии электронных документов, решение которой заложено в вариантах классификации электронных документов, предложенных Различные авторы, проблемы определения состава компонентов электронного документа, признание его юридической силы, номер копии электронного документа.
В ходе исследования автор отмечает отсутствие единообразия в терминологии, что связано с новизной и трудностями применения новой концепции «электронного документа», а также актуальность проблемы придания юридической силы электронному документу, который на современном этапе решается с помощью электронной подписи. В то же время она обращает внимание на то, что использование электронной подписи не соответствует традиционному ручному подписанию документа не только с технологической, но и с функциональной стороны [2, с. 204-205]. К сожалению, этот аспект не нашел развития в дальнейших исследованиях специалистов в области документооборота.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Предметом изучения были главным образом возможности использования автоматизированных технологий в работе с документами, автоматизированные базы и банки данных, другие информационные системы, которые обеспечивали сбор хранение и обработку при помощи персонального компьютера самой разной информации. Новая волна научных исследований в области информатизации была связана с возможностями, которые предоставляли для работы с информацией и документами средства телекоммуникации. Возможности локальных и глобальных информационных сетей, интранет и интернет для обмена ин-формацией, документами и их анализа, для поиска необходимых информационных ресурсов и просто для информационного взаимодействия стали предметом анализа и изучения.
Наибольший интерес представляет предлагаемая В.И. Тихоновым классифицикация электронных документов в зависимости от «сочетания метаданных», под которым он понимает технологические характеристики, необходимые для их визуализации. По этой причине автор делит электронные документы на пять рангов в зависимости от типов данных, объединенных в одну или несколько структур, и количества файлов одного или разных форматов. Несмотря на то, что эта классификация не получила дальнейшего развития, она наглядно демонстрирует взаимосвязь электронного документа с файловой системой для организации информации в операционной системе персонального компьютера [9, с. 213-217
отталкивается от рассмотрения эволюции документа управления в целом, который, с позиции документа, рассматривается как материальный объект с информацией, записанной на нем с возможностью его идентификации через детали. Отсутствие жесткой привязанности к носителю информации, возможность создавать, воспроизводить и воспринимать только с помощью соответствующего аппаратного и программного обеспечения, а также наличие физической и логической структуры, определяемой способом размещения данных с использованием этих инструментов [1, с. 46-47].
1. Гваева, И.И. Делопроизводство: курс лекций / И.В. Гваева, А.А. Тепляяков. – Мн.: Акад. Упр. При Президенте Респ. Беларусь, 2005. – 222 с.
2. Делопроизводство: Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. ; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Юнити-Дана, 2011. – 59 с.
3. Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2018 г. № 143-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»
4. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь"
5. Михайлов О.А. Из опыта работы секции ЦС РОНА «Электронные документы и архивы: проблемы и решения» // Отечественные архивы. 2000. № 6. С. 49-55.
6. Залаев Г.З. Анализ и классификация электронных документов // Вестник архивиста. 1999. №2-3. С. 60-68.
7. Залаев Г.З. Некоторые вопросы создания электронных архивов // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: тез. докл. и выступлений на третьей всерос. конф. 25-26 февраля 1999 г. М.: Научная книга, 1999. С. 258-261.
8. Тихонов В.И. Сущностные характеристики, со-став и классификация электронных документов // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: докл. и сообщения на VI между нар. науч.-практ. конф., 24-25 ноября 1999 г. М., 2000. С. 204-218.
9. Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // Научно-техническая информация. Сер. 1. Теория и методика информационной работы. 1998. №3. С. 3-6.
10. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: докл. и сообщения на VI междуиар. науч.-практ. конф. 24-25 ноября 1999 г, М„ 2000. С. 8-17,
Работа защищена на оценку "8" без доработок.
Уникальность свыше 40%.
Работа оформлена в соответствии с методическими указаниями учебного заведения.
Количество страниц - 21.
Не нашли нужную
готовую работу?
готовую работу?
Оставьте заявку, мы выполним индивидуальный заказ на лучших условиях
Заказ готовой работы
Заполните форму, и мы вышлем вам на e-mail инструкцию для оплаты