1. Документирование деятельности коллегиальных органов.
2. Основные направления развития законодательства в области делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь (1991-2019).
3. Управление документами (records management). Жизненный цикл документа.
4. Использование современных технологий в документировании: обзор программных продуктов и аппаратных решений для распознавания речи и анализ возможностей использования таких продуктов в деятельности служб ДЗК, ИЗК.
5. Обзор законодательства по вопросам определения сроков хранения управленческих документов в зарубежной стране.
Список источников
1. Документирование деятельности коллегиальных органов.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции[1]. Согласно п. 11 Инструкции в форме решений принимаются также совместные распорядительные документы организаций, издающих различные по форме распорядительные документы (постановления и приказы, решения и приказы).
Например, в форме совместного решения может быть принят распорядительный документ местным исполнительным и распорядительным органом (исполкомом, администрацией района в городе) и руководителем предприятия, расположенным на его территории.
Постановление - это правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления (п. 96 Инструкции).
2. Основные направления развития законодательства в области делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь (1991-2019).
Архивное дело как отрасль государственной деятельности по созданию и комплектованию архивов, организации накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), охватывает научные, правовые, политические, практические вопросы.
В государственных архивах Республики Беларусь хранится основная часть документов НАФ, созданных в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности государства на всех этапах его развития.
Документы НАФ представляют собой достояние национальной и мировой культуры и освещают историю страны с XIV в. и до наших дней.
Наиболее древними из них являются подлинные пергаментные грамоты XIV – XVII вв., а также актовые книги судебных учреждений XV – XVIII вв. Среди этих документов – «Подтвердительный привилей князей Федора и Константина Корьятовичей пану Гринько на город Соколец. За верную службу» от 20 июня 1391 г., актовая книга Дрогичинского земского суда (1431-1444 гг.), универсал Богдана Хмельницкого от 7 мая 1656 г. купцам г. Слуцка на право свободно торговать на территории Украины и другие.
В архивах страны широко представлены документы по социально-экономической истории Беларуси XVI – XIX вв., характеризующие феодально-крепостнические отношения, развитие капитализма.
Среди документов НАФ – источники по истории крестьянского восстания в Кричевском старостве в 1743-1744 гг. под руководством Василия Ващилы, Ивана Карпача и др., восстания 1794 г. во главе с Тадеушем Костюшко, восстаний 1830-1831 гг. и 1863-1864 гг., крестьянского и рабочего движения в XIX – начале XX вв.
3. Управление документами (records management). Жизненный цикл документа.
Правительственные постановления требуют, чтобы компании, работающие в определенных отраслях контролировать свои документы. Эти отрасли промышленности включают учет (например: 8 Директивы ЕС, закон Сарбейнса-Оксли), безопасности пищевых продуктов (например, безопасности пищевых продуктов Закон о модернизации ), ISO ( как упоминалось выше), производство медицинского устройства ( FDA ), производство крови, клетки человека, и тканевые продукты (FDA), здравоохранение ( JCAHO ) и информационные технологии ( ITIL ). Некоторые отрасли промышленности работают под более строгими требованиями управления документами в связи с типом информации, которую они сохраняют для обеспечения конфиденциальности, гарантии или других высоко регулируемых целей. Примеры включают в себя Protected информацию о здоровье (PHI) в соответствии с требованиями HIPAA документов проекта строительства или необходимые для гарантийного срока. План информационных систем стратегии (СПИС) может формировать организационные информационные системы на среднем и долгосрочные периоды.
4. Использование современных технологий в документировании: обзор программных продуктов и аппаратных решений для распознавания речи и анализ возможностей использования таких продуктов в деятельности служб ДЗК, ИЗК.
Системы распознавания речи классифицируются:
по размеру словаря (ограниченный набор слов, словарь большого размера);
по зависимости от диктора (дикторозависимые и дикторонезависимые системы);
по типу речи (слитная или раздельная речь);
по назначению (системы диктовки, командные системы);
по используемому алгоритму (нейронные сети, скрытые Марковские модели, динамическое программирование);
по типу структурной единицы (фразы, слова, фонемы, дифоны, аллофоны);
по принципу выделения структурных единиц (распознавание по шаблону, выделение лексических элементов).
Для систем автоматического распознавания речи, помехозащищённость обеспечивается, прежде всего, использованием двух механизмов:
Использование нескольких, параллельно работающих, способов выделения одних и тех же элементов речевого сигнала на базе анализа акустического сигнала;
Параллельное независимое использование сегментного (фонемного) и целостного восприятия слов в потоке речи.
Попробуем выделить те проблемы, которые необходимо решить для успешного внедрения новых технологий в сферу управления и его документационного обеспечения.
Можно управлять компьютером с помощью голоса. Можно произносить команды, которые должен выполнять компьютер, и диктовать текст компьютеру.
5. Обзор законодательства по вопросам определения сроков хранения управленческих документов в зарубежной стране.
На основании Закона Литовской Республики от 30 марта 2004 г. № IX-2084 «О внесении изменений в закон об архивах» государственные органы, учреждения и предприятия, а также органы, учреждения и предприятия самоуправлений, негосударственные организации и частные юридические лица устанавливают сроки хранения документов, касающихся их деятельности, на основании требований законов и других нормативных правовых актов. В случае, если эти требования не установлены, сроки хранения документов устанавливаются с учетом обязательств и законных интересов государственных органов, учреждений и предприятий, а также органов, учреждений и предприятий самоуправлений, негосударственных организаций, частных юридических лиц и других связанных лиц.
1 Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».
2 Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 «Об информации, информатизации и защите информации».
3 СТБ 2059-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
4 СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования».
5 Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 г. № 4, глава 8, п.138.1.
6 СТБ 2059-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
7 Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 г. № 4, глава 10, п.150.