Порядок осуществления оперативного хранения документов

Задание 1.

Задание 2.

Задание 3.

Список используемой литературы

Опишите порядок осуществления оперативного хранения документов, передачи дел в архив и на хранение.

Хранение документов является завершающим этапом жизненного цикла любого документа, на котором обеспечивается использование ретроспективной информации для операционной деятельности организации.

Оперативному хранению документов посвящена глава 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция) [3].

 Согласно пункту 213 Инструкции с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования. Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света[3].

Инструкцией определено, что в целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся в коробках у секретаря коллегиального органа. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи [3].

В соответствии с пунктом 215 Инструкции документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам. Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации. Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь [3].

Охарактеризуйте основные группы организационно-распорядительных документов, укажите основные документы этих групп.

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия (далее — организация) независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее — ОРД) самая массовая [2].

В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:

1) организационные  – к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);

2) распорядительные – регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами [2].

Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-ИП и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.

Составьте докладную записку (с угловым расположением реквизитов) на имя генерального директора УП «Веста» от начальника отдела рекламы о дополнительном финансировании, в связи с ростом цен на полиграфические услуги во втором квартале 2020 года, для завершения работ по заказу № 117

Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.

 

генеральному директору 

УП№ 5 «Веста» 

Гаврилову В.Д.

начальника отдела рекламы

Иванова И.П.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

21.05.2020 № 6 г. Минск

О выделении дополнительного финансирования

Довожу до Вашего сведения, что в связи с ростом цен на полиграфические услуги во втором квартале 2020 года необходимо выделить дополнительное финансирование  для завершения работ по заказу № 117.

1. Альбом форм организационно-распорядительных документов с комментариями  / Разработкики: А.Е.Рыбаков, А.Н.Сукач, Е.В.Шумская – 6 изд.перераб. – Мн.: БелНИИДАД, 2020 – 228 с.

2. Бахмат А.Б. Делопроизводство и основы документационного обеспечения управления: Учеб-метод. пособие – Мн: ЗАО «Веды», 2015. – 72 с. 

3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях: по состоянию на 17 июля 2019 г. - утв. Постановлением Министерства Республики Беларусь № 4/ – Мн.: Нац.центр правовой информации Республики Беларусь, 2022. -128с. –(Правовая библиотека НЦПИ).

4. Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций:  Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143.  – Мн.: Нац.центр правовой информации Республики Беларусь, 2022. – 29 с. –(Правовая библиотека НЦПИ).

5. Оперативное хранение документов  [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://protrud.by/articles/element/operativnoe-khranenie-dokumentov. 

6. СТБ 6.38-2016. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов . - Взамен СТБ 6.38-2004; введ. 01.05.2017. - Минск : Госстандарт, Минск : БелГИСС, 2017. - II, 23 с. - (Государственный стандарт Республики Беларусь).

7. Технология и организация документационного обеспечения управления : пособие / Э. Н. Давыдова, А. М. Назаренко, А. Н. Сукач. – Минск : БГУ, 2020. – 202 с.