ВВЕДЕНИЕ
1 ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Сущность и принципы электронного документооборота
1.2 Значение и основные задачи электронного документооборота
1.3 Факторы влияющие на решение по выбору системы электронного документооборота
2 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В КОНТЕКСТЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ ЗА РУБЕЖОМ
2.1 Проблемы внедрения электронного документооборота
2.2 Международное регулирование электронного документа, электронной цифровой подписи и электронного документооборота за рубежом
2.3 Нормативно-правовая база электронного документооборота в зарубежных странах Правовое и методическое регулирование электронного документооборота в США и Европе
3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КАК ЭЛЕМЕНТ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3.1 Организационно-экономическая характеристика организации
3.2 Внедрение электронного документооборота как элемент совершенствования внешнеэкономической деятельности
Заключение
Список использованных источников
ВВЕДЕНИЕ
Потребность в автоматизированном документообороте давно вышла на практический уровень, и все большее число белорусских предприятий внедряют системы электронного документооборота, которые позволяют организациям оценивать новое использование документов на основе своего опыта. Однако даже для немногих людей, которые считают автоматизацию документооборота завершенным этапом, вскоре может потребоваться пересмотреть сделанный выбор и снова столкнуться с проблемой повышения эффективности документооборота. Это связано, в частности, с изменениями рыночной ситуации, ростом организации, кризисом, который создает «эпоху преобразований» и приводит к необходимости реструктуризации, а также развития информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, для предоставления новых возможностей для бизнеса, с другой стороны, для предоставления новых возможностей для бизнеса.
Использование современных технологий для сбора, обработки и передачи информации стало одним из основных факторов повышения эффективности процесса управления. Результатом этих тенденций является появление новой концепции государственного управления-концепции электронного правительства, которая направлена не только на повышение эффективности государственного аппарата, но и на изменение роли государств и граждан в глобальном информационном обществе.
По мнению многих белорусских авторов, сегодня разные организации видят необходимость автоматизации документооборота по-разному: одни-для повышения эффективности организационно-управленческого документооборота, другие-для повышения эффективности работы функциональных экспертов, которые создают документы и используют их в своей повседневной работе, лишь немногие обращают внимание на эти два аспекта.
Мы считаем, что такое разделение взглядов на вопросы управления документами определяется различной ролью и значением самого документа в деятельности организации в зависимости от размера организации, стиля управления, отрасли, общего уровня технической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних людей файл может быть, например, основным инструментом управления, а для других-средством производства и продукцией.
На современных предприятиях формируется большой объем бухгалтерской информации. Технология его формирования начинается с момента регистрации, проверки, получения, обработки и регистрации основных документов, связанных с книгами, выписками, журналами и т.д.
Процесс обработки этих файлов, начиная с их сборки, принятия и обработки на различных этапах и заканчивая их хранением в архиве, часто называют потоком файлов.
1 ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Сущность и принципы электронного документооборота
Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкиваются почти все. Она осуществляется через информационные системы, компьютерные сети, Интернет, электронную почту и многие другие средства [2, с. 59].
За последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструменты для эффективного обеспечения процесса управления. В частности, речь идет о программном обеспечении, разработанном специально для обработки административных документов. В частности, появились такие концепции, как электронные документы, электронные цифровые подписи и системы электронного документооборота.
Документооборот-движение документов в организации от создания или получения до завершения исполнения или отправки. Комплексная работа с документами: прием, регистрация,
рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документов, справочная работа [2, с. 60].
Электронный документооборот (ЭОД) – это единый механизм обработки документов, представленных в электронном виде, реализующий концепцию «безбумажного делопроизводства». Документ, представленный в электронной форме, или электронный документ (ЭД), – это документ, созданный с использованием средства компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранен на компьютере в виде файла в соответствующем формате.
Электронные цифровые подписи (ЭЦП) являются аналогами рукописных подписей, которые являются средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов [2, с. 15-17].
В условиях электронного документооборота, когда меняются внешние условия, такие как изменение требований к формату отчета, затраты на реструктуризацию потока файлов значительно меньше.
Записанная информация является основой управления, и ее эффективность в значительной степени зависит от производства и потребления информации [7, с. 47]. В современном обществе информация стала зрелым производительным ресурсом и важной частью социальной и политической жизни. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях в целях повышения качества управления необходимо уделять все внимание совершенствованию работы с документацией, поскольку управленческие решения всегда основываются на информации, носителем которой являются различные документы на основе [7, с. 47].
2 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В КОНТЕКСТЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ ЗА РУБЕЖОМ
2.1 Проблемы внедрения электронного документооборота
В условиях рыночных отношений, возникающих между государствами, актуальным становится вопрос принятия нормативных правовых актов и методических рекомендаций по работе в системах документооборота. Повышение значимости экономических факторов и юридической силы документов, дающих возможность соответствующим ученым и практикам в области экспериментальных исследований в области документооборота, направленных на переход к созданию эффективных, рационально использующих современные технологии и технологические достижения документов.
Вопрос правового регулирования электронного документооборота, как внутри суверенных государств, так и на международной арене, в настоящее время приобретает все большее значение в результате использования эффективных информационных и компьютерных технологий практически во всех сферах социальной и производственной деятельности. Сегодня некоторые страны имеют или переходят на безбумажную технологию подачи бухгалтерской и налоговой отчетности через Интернет. Основным направлением законодательного регулирования является признание юридической силы электронных подписей в определенной области и ограничение их использования в определенной области [10, с. 200].
Формирование современного информационного общества связано с факторами, влияющими на сферу учета информационных потоков. Во-первых, меняется состав и структура ресурсов, которые записывают информацию, методы, которые записывают деятельность людей. Во-вторых, расширяется документальное поле информационного пространства. В-третьих, поток документов обогащается традициями каждой из 45 отдельных стран. Наконец, человек становится не только участником отношений на территории своей страны, но и может активно общаться с различными участниками информационного пространства мира [8, с. 61].
В этом контексте необходимо обеспечить, чтобы государства взаимодействовали с организациями на международном уровне и координировали формы и методы своей деятельности с помощью зарегистрированной информации. Сегодня во всех странах приняты и реализуются концепции и стратегии информационного общества, включая использование электронного документооборота и электронных подписей, а также рассмотрено сочетание электронных и бумажных документов [22, с. 5-7].
3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КАК ЭЛЕМЕНТ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3.1 Организационно-экономическая характеристика организации
Все больше компаний переходит на электронный документооборот, предполагающий использование разных программ для создания и хранения документов. При этом в организации отсутствует архив, содержащий бумажные копии документов. Существует много преимуществ электронного документооборота, за счет которых предприниматели с удовольствием отказываются от применения бумажной документации. Но для перехода на него требуется установить на рабочих компьютерах специализированное программное обеспечение, а также назначить ответственного сотрудника, который будет заниматься данным документооборотом.
ОАО «Беларуськалий» является одним из крупнейших производителей и экспортеров калийных минеральных удобрений оптом. На его долю приходится седьмая часть мирового объема производства калийных удобрений.
ОАО «Беларуськалий» осуществляет следующие основные виды деятельности:
– добыча минерального сырья для химической промышленности и производства удобрений;
– добыча и производство соли;
– производство удобрений.
Для анализа результатов финансовой деятельности предприятия используются такие документы, как бухгалтерский баланс, отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств, отчёт о целевом использовании полученных средств, приложение к бухгалтерскому балансу.
За рассматриваемый период выручка от реализации продукции с каждым годом увеличивалась, в 2019 году выросла на 14,3 % по сравнению с 2018 годом и составила 4330186,79 тыс. р. В 2020 году выручка возросла на 10,8% или на 467010 тыс. р. Вместе с этим себестоимость производимой продукции увеличилась.
Чистая прибыль в 2019 году сократилась на 8,0 %, или на 70808,8 тыс. р. соответственно, по сравнению с 2018 годом. В 2020 году чистая прибыль составила 937517,91 тыс. р., что на 14,4% больше, чем в 2019 году. Рост прибыли отмечает положительную динамику деятельности предприятия.
Сегодня продукция ОАО «Беларуськалий» востребована на внутреннем и внешних рынках. Предприятие производит каждую шестую тонну калийных удобрений на земном шаре.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Деятельность всех субъектов гражданских правоотношений так или иначе связана с документооборотом. Документы используются во всех правовых системах и существуют на всех этапах истории как форма выражения гражданских правоотношений. С переходом от индустриального общества к информационному роль и значение документов изменились–появились такие формы гражданских правоотношений, как электронные документы.
Активное использование электронных документов определяет необходимость создания системы обеспечения правового смысла электронного взаимодействия.
В настоящее время все страны, такие как Беларусь, находятся на пути построения информационного общества. Главным инициатором и мыслителем этого движения во всех странах является государство. Беларусь не является исключением. Сегодня электронный документооборот активно внедряется во все сферы информационной деятельности современного общества.
Процедура использования электронных документов и состав их удостоверений личности требуют законодательной регистрации, и с середины 1990-х годов многие страны мира начали принимать законы, направленные на придание электронным документам юридической силы и обеспечение их сопоставимости с бумажными документами. Использование электронного документооборота для законодательного регулирования и регулирования информационных процессов является ключевым элементом поддержки ряда направлений национальной политики и способствует повышению эффективности технического регулирования на национальном уровне.
Система электронного документооборота предоставляет электронные версии документов и реквизиты регистрационных и контрольных форм в соответствии с правилами и стандартами делопроизводства, принятыми в стране. Система электронного документооборота (ЭЦП) основана на информационно-коммуникационных технологиях, обеспечивающих строго контролируемое и формально контролируемое движение документов как внутри организации, так и за ее пределами.
Так как ОАО «Беларуськалий» экспортно-ориентированное предприятие, ему необходимо оперативно собирать, предоставлять и анализировать информацию по экспортно-импортным операциям. Внедрение электронного документооборота позволит предприятию не только сократить время и денежные средства при переходе на электронный документооборот, а также совершенствовать внешнеэкономическую деятельность путем пересылки необходимых документов соответствующим органам.
Внедрение СЭД является эффективным и инвестиции в его внедрение целесообразно осуществлять.
1. Directum [Электронный ресурс]. – Режим доступа : https://www.directum.ru/solutions/industries/small-business.
2. Автоматизация бизнес-процессов в системе документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа : https://www.comindware.com/ru/blog-foundations-of-business-process-automation-document-workflow/.
3. Александр, Сергеевич Бажин Внедрение электронного документооборота в систему управления вузом / Александр Сергеевич Бажин, Александр Сергеевич Овчинников und Роман Васильевич Светайло. - М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2019. - 180 c.
4. Алексей, Вячеславович Белокопытов Компьютерные методы обработки текстовых документов и электронных таблиц, операционные системы / Алексей Вячеславович Белокопытов. - М.: Белокопытов Алексей Вячеславович, и c.
5. Аминов, Вячеслав Павлович Блокировка акустоэлектрических преобразователей в электронных технических средствах и системах общего применения / Аминов Вячеслав Павлович. - М.: Гелиос АРВ, и c.
6. Баратов, Дилшод Методы и средства электронного документооборота / Дилшод Баратов. - М.: LAP Lambert Academic Publishing,и. - 136 c.
7. Блам Sendmail for Linux. Система электронной почты на основе Linux / Блам, Ричард; Blum, Richard. - М.: Вильямс, и. - 448 c.
8. Веретехина, С.В. Дистанционный труд. Организация электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Монография / С.В. Веретехина. - М.: Русайнс, 2017. - 343 c.
9. Даниленко, А.Ю. Безопасность систем электронного документооборота. Технология защиты электронных документов: моногр. / А.Ю. Даниленко. - Москва: Мир, 2019. - 256 c.
10. Дёмушкин, Александр Сергеевич Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. Учебник / Дёмушкин Александр Сергеевич. - М.: Логос, 2019. - 191 c.
11. Еськов, А. Н. Анализ целесообразности перехода к ведению документооборота в электронном виде / А. Н. Еськов, А. Ж. Амиров. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 13 (117). — С. 314-317.
12. Информационные системы в экономике (электронный учебник, формат PDF). - М.: Юнити-Дана, 2019. - 348 c.
13. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н.Н. Куняев и др. - М.: Логос, 2017. - 500 c.
14. Методические рекомендации по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь: Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 марта 2010 г. №11: текст по состоянию на 10 апр. 2020 г. – Минск: Дикта, 2020. – 73 с.
15. Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь: Постановление министерства юстиции Республики Беларусь от 6 фев. 2019 г. №19: текст по состоянию на 10 апр. 2020. – Минск: Дикта, 2020. – 14 с.
16. Об электронном документе [Электронный ресурс]. – Режим доступа : https://belzakon.net/Законодательство/Закон_РБ/2000/1385.
17. Об электронном документе и электронной цифровой подписи: Закон Респ. Беларусь от 28 дек. 2009 г. № 113-3: с изм. и доп.: текст по состоянию на 10 апр. 2020 г. – Минск: Дикта, 2020. – 10 с.
18. Офис-Док [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://officedoc.ru/glavnaja.html.
19. Официальный сайт ОАО «Беларускалий»[Электронный ресурс]. – Режим доступа https://kali.by/company/informatsiya-ob-oao-belaruskaliy-i-ego-deyatelnosti-/periodicheskaya-otchetnost-/
20. Состояние и тенденции развития рынка систем электронного документооборота в РБ [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://elib.bsu.by/handle/123456789/155381.
21. СЭД «SMBUSINESS» [Электронный ресурс]. – Режим доступа : https://smbusiness.by/.
22. Саттон Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / Саттон, М.Д.Д. - М.: СПб: Азбука, 2016. - 448 c.
23. Семенихин, В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин. - М.: Эксмо, 2014. - 384 c.
24. Суслова, Ю. А. Индивидуальный предприниматель. 5 в 1. Налогообложение и налоговая отчетность. Взносы во внебюджетные фонды. Документооборот. Трудовые отношения. Применение ККМ / Ю.А. Суслова. - М.: Рид Групп, 2018. - 256 c.
25. Усманова, Н.Р. Документооборот предприятия / Н.Р. Усманова. - М.: Приор, 2015. - 400 c.
26. Электронное правительство [Электронный ресурс]. – Режим доступа : https://nces.by/e-government/.
27. Электронное правительство [Электронный ресурс]. – Режим доступа : https://nces.by/be/e-government/.
