Методы проведения деловых совещаний и их характеристика Реферат

Совещания – одна из наиболее интенсивно практикуемых форм деловых коммуникаций. Вряд ли найдется хоть один работающий человек, которому бы не доводилось в них участвовать. При этом оценки эффективности данной формы коммуникаций, как правило, бывают весьма серьезными. Как свидетельствуют результаты многочисленных социологических опросов на эту тему, до 30 % всех совещаний их участники (за вычетом, разумеется, организаторов) считают совершенно бесполезными. За остальными, видимо, какая-то польза все-таки признается, но по-настоящему высокая оценка действенности и эффективности совещаний выставляется примерно каждому десятому из них.

Такое дружное недовольство совещательной практикой, конечно, не может служить аргументом в пользу их полной отмены. Обойтись совсем без совещаний в производственном процессе невозможно. Значит, проблема, как правило, заключается в умении использовать этот коммуникативный инструмент с должной отдачей, что, оказывается, совсем не просто сделать, несмотря на внешне тривиальную и всем очевидную форму организации коммуникаций. Чтобы разобраться в причинах такого положения дел, попробуем проанализировать организацию и проведение совещаний с точки зрения устранения возможных потерь в эффективности деловых коммуникаций.

Как и любое начинание, встреча без четкой цели обречена на провал. Цель любой встречи - разработать конкретный план действий. При планировании собрания необходимо четко сформулировать план действий и разослать им повестку дня. Благодаря этому сотрудники заранее проработают обсуждаемые вопросы, а также предложения по устранению проблемы.

Рекомендуется не превышать лимит в 5 участников. Каждый участник должен ответить для себя на следующие вопросы: «Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которых нет у других участников собрания? Влияет ли обсуждаемая тема на его интересы? Совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника? Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению? "

Чтобы встречи были эффективными, они должны соответствовать 7 основным правилам:

- Нельзя позволять участникам перебивать друг друга. Во-первых, это проявление неуважения, во-вторых, в момент одновременной речи участники не пытаются понять друг друга.

- Ключ к эффективному обсуждению - это то, что все в группе следят за тем, что говорят. У всех должна быть одна и та же «картина» обсуждаемой проблемы.

- Несмотря на то, что, когда люди устают, они хотят поговорить на абстрактные темы, любой такой уход в сторону тратит время всех участников и лишает вас возможности прийти к решению.

- Боритесь с проблемой, а не с людьми. В пылу обсуждения участники могут позволить себе комментарии, которые другие могут принять на свой счет. Подобные ситуации разрушат рабочую среду, создадут ненужное напряжение и помешают группе достичь своих целей.