Организация и стимулирование труда оператора почтовой связи

Отрасль почтовой связи является неотъемлемой частью производственной и социальной инфраструктуры Республики Беларусь и функционирует на ее территории для удовлетворения потребностей физических и юридических лиц, органов государственного управления в услугах почтовой связи.

К услугам почтовой связи относятся: прием, обработка, перевозка, доставка (вручение) адресатам отправлений письменной корреспонденции, посылок, почтовых денежных переводов, отправлений ускоренной почты, прием подписки на печатные средства массовой информации и их доставка, выплата пенсий, пособий, компенсаций и осуществление других выплат.

Современное развитие услуг связи невозможно без знания основ маркетинговой деятельности, ориентированных на потребителя, рациональную сегментацию рынка, позиционирование услуг и организации на рынке, проведении маркетинговых исследований, осуществлении политики формирования услуг и их совершенствования, установлении обоснованных цен и тарифов, своевременном коммуникационном воздействии на потребителя, использовании различных схем доставки услуг клиентам, работу с персоналом, создание благоприятного окружения и т.д. 

 

Цель проведения Internet-поиска – анализ новых услуг, связанных с использованием компьютерных технологий и внедрением информационных систем, предоставляемых операторами почтовой связи других стран. 

Поисковая система – это специальный веб узел или по-другому сайт, который предоставляет пользователям по их запросам гиперссылки на страницы, сайтов, отвечающие на заданный поисковой запрос.

Если быть немного точнее, то поиск информации в интернете, осуществляющийся благодаря программно-аппаратному функциональному набору и веб интерфейсу для взаимодействия с пользователями.

Сегодня практически невозможно найти организацию, которая бы не имела своего представительства в Internet. Многие фирмы предоставляют возможность заказа продукции или услуги через Internet с оплатой курьеру по факту доставки.

Объем информации, доступной через Internet, огромен. Для облегчения поиска информации существуют Internet-каталоги и поисковые системы, такие как http://www.yandex.ru, http://www.rambler.ru, http://www.mail.ru, http://www.gogo.ru, http://www.aport.ru, http://www.yahoo.ru, http://www.google.ru и многие другие [1].

Почтовые администрации различных стран ежегодно проводят модернизацию и внедряют новые услуги, направленные на повышение качества работы почтовой связи. Работа проводится по таким направлениям системы менеджмента качества (далее – СМК) как доступ к почтовой сети, удовлетворение потребностей клиента, скорость и надежность, безопасность.

Все больше покупателей из Беларуси обращают свой взор на Китайские интернет магазины и площадки такие как Алиэкпресс, Banggood, GearBest и другие. После оплаты товара, остро встает вопрос отслеживания посылок из Китая в РБ. РУП «Белпочта» постоянно ищет пути для дальнейшего эффективного развития своих услуг совершенствуя их качество и внедряя новые проекты, что помогает ему удерживать достойные позиции на мировом рынке услуг. Как исходящие, так и входящие регистрируемые международные почтовые отправления, можно отследить на сайте www.belpost.by. Сайт Белпочты предоставляет достаточно информации, чтобы быть в курсе движения посылки по территории Республики Беларусь. 

Отделение почтовой связи (далее – ОПС) является структурным подразделением районного узла почтовой связи, цеха ПС, областного филиала или производства «Минская почта». ОПС не является юридическим лицом. Создаётся и ликвидируется приказом РУПС или филиала. Структура и численность утверждается руководителем вышестоящего объекта почтовой связи.

В своей деятельности ОПС руководствуется:

– законом Республики Беларусь «О почтовой связи»;

– действующим законодательством Республики Беларусь;

– правилами оказания услуг почтовой связи;

– приказами, инструкциями, указаниями, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, РУП «Белпочта», филиала, РУПС. Распределение обязанностей между работниками ОПС осуществляет начальник.

Основные задачи отделения почтовой связи:

– наиболее полное удовлетворение потребностей пользователей в услугах почтовой связи;

– качественное и культурное обслуживание физических и юридических лиц;

– соблюдение установленных сроков обработки, отправки и доставки (вручения) почтовых отправлений;

– обеспечение четкой и бесперебойной работы средств связи;

– содержание в исправном техническом состоянии оборудования, средств механизации и транспорта;

– повышение эффективности и рентабельности отделения почтовой связи.

В современном мире все больше создаются, успешно работают и развиваются коммерческие организации. РУП «Белпочта» также является государственной коммерческой организацией, которая осуществляет свою деятельность в области качественного распространения услуг почтовой связи. 

Как и любая коммерческая организация, главной целью своей деятельности РУП «Белпочта»  видит получение прибыли через удовлетворение потребительского спроса на услуги (работы, товары) при высоком уровне обслуживания клиентов. В данном случае предприятие организует коммерческую деятельность и маркетинг, направленные на успешное, прибыльное предоставление услуг почтовой связи клиентам Республики Беларусь.

Рынок услуг почтовой связи пересекается с рынками транспортно-логистических услуг (в части грузоперевозок и курьерской почты), инфо-коммуникаций (гибридная почта, доступ в Интернет и т.п.) и финансовых услуг (выплата и доставка пенсий и пособий, осуществление коммунальных и иных платежей).

Выбор приоритетных направлений деятельности предприятия и принятия правильных решений, обеспечивающих максимального эффекта осуществления хозяйственной деятельности во многом зависит от результатов проведения маркетинговых исследований.

Для оценки качества предоставления почтовых услуг в в  ОПС Витебск-40 было проведено исследование на тему «Улучшение качества предоставления услуг почтовой связи клиентам РУП «Белпочта». Анкета разработана на примере маркетингового исследования проводимого РУП «Белпочта».

Разработанная анкета была роздана в  ОПС Витебск-40. Распространено 100 анкет физическим (случайным получателям) и юридическим лицам (различным предприятиям, интернет-магазинам). 

Исходя из количества вернувшихся анкет можно сделать вывод, что юридические лица (предприятия, интернет-магазины) подошли к данному опросу более серьезно, чем физические лица.

Как показал проведенный анализ мотивации персонала в ОПС Витебск-40, ключевыми проблемами для организации в части реализации механизма мотивации персонала на предприятии являются:

- низкая степень использования стимулирующих выплат в структуре фонда заработной платы работников организации; 

- отсутствие инструментов социальной (и моральной) мотивации при формальном по шаблону использовании материальной и административной мотивации.

В таких условиях для ОПС Витебск-40 крайне необходимым является поиск резервов и направления повышения эффективности управления как в целом персоналом, так и, в частности, стимулированием и мотивацией труда работников. В современных экономических условиях рост производительности труда возможен за счет узконаправленного стимулирования труда – для каждого отдела и группы специалистов необходимо разрабатывать уникальные и учитывающие специфику работы отдела (подразделения) стимулирующие меры и инструменты. 

Поэтому для ОПС Витебск-40 предлагается пересмотреть существующую систему оплаты труда специалистов с учетом следующих изменений:

- во-первых, система основного должностного оклада должна быть пересмотрена таким образом, чтобы содержать в себе элемент стимулирования работников к постоянному саморазвитию;

- во-вторых, система премирования должна быть четко определена и конкретизирована, а ее применение должно осуществляться с использованием регламентированного и прозрачного механизма, работа которого легко контролировалась бы как директором и главным бухгалтером, так и самими работниками.

Использование такого подхода позволит, с одной стороны, повысить степень прозрачности формирования заработной платы и ее мотивирующую составляющую, а разработка эффективного механизма премирования позволит создать резерв для роста заработной платы выше стандартного предела в 30 % от должностного оклада и при этом обеспечить рост производительности труда на экономически обоснованном уровне.

Рассмотрим более подробно предлагаемую систему заработной платы для специалистов ОПС Витебск-40.

В таблице 3.1 представлено содержание разработанного механизма формирования основного должностного оклада специалистов ОПС Витебск-40.

 

Информационной системой может являться любой комплекс, на котором работают соответствующие программы для обработки хранения информации. Информационная система – совокупность тем или иным образом структурированных данных и программно- аппаратных средств для хранения и манипулирования данными.

В ОПС используются следующие программные продукты для автоматической обработки информации: 

- ПАК ОПС;

- Подписка; 

- Сводный денежный отчет;

- Автоматизированная система «Слежение»;

- Партионные переводы;

- Отправления Netлiст;

- Система «Лотерея»;

- ПО «Газетная розница и др.

Каждый сотрудник работает с определенным перечнем программного обеспечения, тем, которые касаются его деятельности и специфики выполняемых им задач:

ПАК ОПС – обеспечивает функционирование в качестве компьютерной кассовой системы.

ПАК ОПС обеспечивает широкий набор почтовых и товарно-расчетных операций, функции администратора почтового отделения, функции по организации учета накопления и обработки данных в системе. Данная программа является основной программой для оператора почтовой связи, так как с помощью ее проводятся более 90% операций по обслуживанию клиентов. 

ПО «Подписка» обрабатывает данные, которые были получены при завершении смены оператора и выгрузки по почтальонам, объединяет их, формирует заказ по подписке за данный отработанный день по каждому отделению связи и передает данные в участок обработки подписки, куда передаются данные со всего города. Они там объединяются программой подписки города, которая формирует общий заказ по подписке за весь Витебск.

Управление охраной труда на объекте почтовой связи осуществляет руководитель объекта почтовой связи, в структурных подразделениях – руководители структурных подразделений.

У руководителя структурного подразделения (другого должностного лица), проводящего инструктаж по охране труда с работниками объекта почтовой связи, должны быть:

– журнал регистрации инструктажа по охране труда;

– инструкции по охране труда для рабочих профессий и по видам работ в соответствии со спецификой деятельности (работы погрузочно-разгрузочные, на высоте, с электроинструментом и другие);

– программы первичного инструктажа на рабочем месте для работников, с которыми первичный инструктаж на рабочем месте и повторный инструктаж проводятся по данным программам.

Перечень работ с повышенной опасностью, выполняемых по наряду-допуску, составляется на объекте почтовой связи и утверждается ее руководителем [14].

Обеспечение здоровых и безопасных условий труда работников при работе с персональными компьютерами (далее – ПК) осуществляется в соответствии с санитарными правилами и нормами СанПиН 9-131 РБ 2000 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, электронно-вычислительным машинам и организации работы», утвержденными постановлением Главного государственного санитарного врача Республики Беларусь от 10 ноября 2000г. № 53 (далее – СанПиН 9-131 РБ 2000), Межотраслевой типовой инструкцией по охране труда при работе с персональными компьютерами, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 декабря 2013 г. № 130

К работе с ПК допускаются работники, не имеющие медицинских противопоказаний, прошедшие инструктаж по вопросам охраны труда, с группой по электробезопасности не ниже I.

Почта является одним из самых значительных работодателей в каждой стране мира, обеспечивает перевозку и доставку огромного количества корреспонденции, денежных и материальных ценностей. Располагая мощным материально-техническим потенциалом в сочетании со значительным финансовым оборотом, она стала объектом повышенного интереса и со стороны правонарушителей.

Из всего многообразия направлений деятельности службы почтовой безопасности наибольшую озабоченность специалистов вызывает следующее:

- физическая и техническая защита объектов почтовой связи;

- обеспечение личной безопасности почтальонов, осуществляющих доставку денежных средств населению, другого работающего персонала почты;

- обеспечение сохранности пересылаемых почтовых отправлений;

- обеспечение сохранности наличных денежных средств в отделениях почтовой связи 

- обеспечение сохранности ценностей в отделениях почтовой связи;

- обеспечение контроля безопасности персонала, зданий и сооружений почтовой связи;

- контроль за обеспечением сохранности денежных сумм при их перевозке и доставке;

- проведение учета и анализа материалов по фактам разбойных нападений на обслуживающий персонал и несанкционированных вскрытий почтовых объектов предприятия;

- проведение учета и анализа материалов по фактам выявления в почтовых отправлениях материалов, веществ и предметов, угрожающих безопасности зданий, сооружений и персонала;

- контроль за обеспечением сохранности внутренних и международных почтовых отправлений при их приеме, обработке, перевозке и доставке;

- проведение учета и анализа материалов по фактам хищений, утрат, недостач, несанкционированных вскрытий почтовых отправлений в подчиненных филиалах предприятия и эффективности мер по борьбе с подобными чрезвычайными происшествиями;

Дипломная работа выполнена на тему «Организация и стимулирование труда оператора почтовой связи» на примере ОПС Витебска-40». 

В дипломной работе:

– проведен Internet поиск на сайтах компаний-конкурентов РУП «Белпочта», а также найдены патенты авторов Российской Федерации;

– внесены предложения по совершенствованию работы городского почтальона по доставке ПО и ПСМИ.

Виды мотивации персонала:

- Материальная. Предусматривает вознаграждение в денежном эквиваленте, в качестве услуг и материальных объектов. Она применима в отношении одного работника или группы, ко всей организации крайне редко, потому что считается малоэффективным методом.

- Нематериальная. Работник получает эмоциональные выгоды, это устранение комплексов, душевное равновесие, признание собственных достоинств и др. Она применима к одному работнику, и всему коллективу, так как помогает формировать отношение каждого индивида к организации.

Проанализировав систему мотивации и осознав ее значение для каждого отдельного работника и для предприятия в целом, можно сделать вывод о важности наличия справедливой и логично построенной системы стимулирования для любого предприятия. При построении такой системы всегда нужно помнить о том, что система мотивации должна позволить рационально сбалансировать уровни стимулирования для различных должностей, охватывать все должности и иметь единые принципы построения, при этом сохраняя общую структуру системы и, безусловно, поддерживая стратегию и цели предприятия. Отсутствие профессионализма может привести к снижению производительности труда. Поэтому нужно помнить, что мотивация – это тонкий инструмент, и обратный эффект от неправильно введенных мер может во много раз превзойти возможный положительный эффект.