Официально-деловой стиль при оформлении исходящих документов. Анализ электронного документооборота на примере переписки с организациями и гражданами Курсовая работа (проект)

В настоящее время в любой отрасли экономики имеет место международное сотрудничество. Необходимо отметить, что от того, насколько грамотно и профессионально составлена и переведена документация, включая всю деловую корреспонденцию контракты, договора, счета будет зависеть эффективность сотрудничества как деловых компаний, так и всякого рода производственных организаций.

В связи с вышеизложенным в современном английском языке в последние годы образовался речевой стиль, который получил название стиля деловой речи, или стиля деловых документов. Подобно другим речевым стилям, он имеет свои цели коммуникации, свои закономерности и свои лексико-грамматические языковые особенности, характеризующие этот стиль.

Как известно, любой современный язык имеет книжный и разговорный стили изложения. Книжный стиль подразумевает использование письменной речи, а разговорный стиль устную речь. Стиль представляет собой приемы и способы применения этих средств, а также совокупность лексико-грамматических и синтаксических особенностей, благодаря которым речь приобретает определенную окраску. Именно это и придает речи научный, официальный или разговорный характер.

По поводу характеристики официально-делового стиля существуют различные мнения ученых-лингвистов, некоторые из них характеризуют его как канцелярский, другие опровергают это мнение, относя этот стиль к особой разновидности литературного языка. Поскольку этот стиль отличается своеобразностью с точки зрения присущих ему лексических и фразеологических средств выражения, его характеризует особая выразительность [16 c. 2].

Необходимость разработки функциональных требований к вышеназванным системам была обусловлена несколькими факторами. Во-первых, в условиях многообразия СЭД вопрос о том, какие требования являются необходимыми и достаточными для обеспечения положений нормативных правовых актов в сфере применения электронных документов и внедрения электронного документооборота, стал одним из наиболее значимых. Во-вторых, разработка таких требований должна обеспечить условия для формирования единого информационного пространства применения электронных документов. В-третьих, потребность в требованиях подобного рода обусловлена необходимостью осуществления передачи электронных документов из СЭД, реализующей задачи оперативного управления документами, в другую информационную систему, которая будет обеспечивать их архивное хранение. Многолетний опыт успешной эксплуатации в органах государственной власти различных информационных систем, в том числе СЭД, привел к накоплению в этих системах значительного объема документированной информации, которая должна быть либо передана на архивное хранение, либо уничтожена. Все это сделало разработку типовых функциональных требований к СЭД и СХЭД не просто актуальной, а неотложной задачей, требующей скорейшего решения [14 c. 63].

Какое бы не было отлаженное или не отлаженное, совершенное или не совершенное программное обеспечение, при таком восприятии сотрудников к понятию «электронный документооборот», ни о какой эффективности речи быть не может. С таким подходом будет, наоборот, прослеживаться убытки и лишние расходы. В больших случаях из-за неграмотности и некомпетентности сотрудников организации.

В состав метаданных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, входят сведения об электронной подписи, включающие информацию о подписании документа электронной подписью, фамилию и инициалы, должность, дату подписания, сведения о сертификате электронной подписи. Требование к действительности и валидности (проверяемости) электронной подписи на момент передачи электронных документов в СХЭД включать в состав функциональных требований нецелесообразно. Аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования электронных документов в архиве обеспечивается выполнением нормативных требований к передаче таких документов из СЭД в СХЭД, в рамках которой передаваемые на хранение электронные дела, документы могут быть подписаны УКЭП ответственного должностного лица. Данная подпись ни в коем случае не может рассматриваться как средство удостоверения передаваемых на хранение документов, она всего лишь подтверждает факт передачи этих документов в соответствии с установленными требованиями и ответственность за эту передачу конкретного должностного лица. Архив хранит те документы и их метаданные, которые будут получены в данном случае из делопроизводства.

Поэтому в больших случаях, говоря о системе электронного документооборота, в первую очередь необходимо учитывать компетентность сотрудников, грамотное понимание всего процесса работниками, чтобы не происходила подмена понятий слова «электронный», чтобы не было путаницы «электронный документооборот», используемое в организации как целостный процесс и «электронный документ», просто напечатанный на листе документ. В случае неправильного понимания, необходимо проводить учебу сотрудников. Качественное обучение, цель которого, не получение очередного документа для расширения своей профессиональной биографии, а получение новых  навыков для эффективного использования информационно-коммуникационных техноло-гий. Внедрением нового программного обеспечения (системы электронного документооборота) в организации в совокупности с компетентностью сотрудников можно достичь быстрых результатов в повышении эффективности любой, даже самой маленькой организации.