Автоматизация работы с документами в малых организациях

Историческая информатика-научная дисциплина, изучающая закономерности процесса информатизации исторической науки и образования; историческая информатика основана на совокупности теоретических и прикладных знаний, необходимых для создания и использования в исследовательской практике электронных версий исторических источников всех типов.

Актуальность выбранной темы определяется тенденциями развития современной науки, прежде всего происходящими междисциплинарными интеграционными процессами и информатизацией научных исследований.

В настоящее время создается новая информационная среда для развития исторической науки. Это относится как к возможности доступа к историческим источникам, так и к появлению новых способов извлечения из них исторической информации. Меняются как представления о задачах, темах и возможностях исторического исследования, так и методология и техника самого исследования, что, конечно, порождает новые способы записи, передачи и сохранения информации. 

Есть возможности обнаружить ранее скрытую информацию, извлечь ее и обработать. Таким образом, актуальность изучения инновационных методов исторического исследования заключается в социальной значимости исторической науки в условиях глобализации, а также в процессе расширения методов исторического исследования на основе информационных технологий.

Среди работ, содержащих историографическую составляющую в анализе тенденций развития информационных технологий в исторической науке, выделяется монография ставропольского ученого И. А. Аникеева. Автор рассмотрел историю развития исторической информатики за последние два десятилетия, предложил периодизацию ее становления, показал эволюцию основных направлений научных исследований в области исторической информатики.[1]

Особенностью историографического анализа исследования является отражение проблем развития новых направлений в работах их непосредственных создателей. Наследие И. Д. Ковальченко, Л. И. Бородкина, Н.Б. Селунской, К. В. Хвостовой, В. Н. Автократова и их учеников позволяет сформировать историографическую основу данного исследования.

Автоматизация предприятия-одно из главных условий полноценного роста и развития бизнеса в современном ритме жизни. Сегодня практически невозможно полностью контролировать вручную большие объемы документооборота, переговоров, поставок товаров и т.д. Автоматизация бизнеса позволяет не только контролировать работу предприятия, но и своевременно получать полную картину текущего состояния дел, находясь в любой точке мира и используя только компьютер с доступом в Интернет.

Автоматизация малого бизнеса-отдельная тема. Малое предприятие редко располагает необходимыми ресурсами для его обеспечения. Отсутствие необходимого персонала и понимания основных задач автоматизации затрудняет самостоятельное решение этой проблемы.

Интегрированная автоматизация малого предприятия-это конечная цель. Однако многие компании не совсем корректно подходят к этой задаче. Важно автоматизировать процессы, основанные на профессиональном опыте предприятия, не скатываясь исключительно к автоматизации документооборота.

В качестве альтернативы используются так называемые платформенные продукты. Это те же CRM-системы, оснащенные базовыми функциями. Такие программы дают возможность автоматизировать любое предприятие, независимо от специфики его сферы деятельности.

Автоматизация малого предприятия позволяет оптимизировать практически все виды бизнес-процессов:

Отношения с клиентами: первичная регистрация новых клиентов, создание клиентской базы, абонентское обслуживание, осуществление рассылок и маркетинговых звонков; система предоставляет клиентам доступ к информации, которая их касается, позволяя, например, контролировать этапы обработки заказов и т.д.[5]

Информатизация образования является не только необходимым условием успешного развития системы образования, но и важным фактором достижения ее основных целей - повышения уровня образования и воспитания людей, формирования нового научного мировоззрения, которое должно отвечать условиям и проблемам развития общества в XXI веке. 

В концепции информатизации сферы образования дается следующее определение: "Под информатизацией образования понимается процесс, направленный на реализацию идеи повышения качества содержания образования, проведение исследований и разработок, внедрение, поддержание и развитие, замену традиционных информационных технологий более эффективными во всех видах деятельности в национальной системе образования".

Информатизация является одним из важнейших инструментов для содержания, методологическая и организационная перестройка образования с целью повышения его эффективности и приближения к реалиям современной жизни.

База данных-это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Обратите внимание на несоответствие в этом определении, данные и информация являются взаимосвязанными понятиями, но не идентичными. Причины этого расхождения чисто исторические. В те годы, когда формировалась концепция баз данных, в них действительно хранились только данные. Однако сегодня большинство систем управления базами данных позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы, с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, можно сказать, что современные базы данных хранят не только данные, но и информацию.

Использование базы данных значительно повышает производительность пользователя и упрощает использование различных инструментов преобразования данных. Появление базы данных стало едва ли не самым важным событием для людей, которые каждый день имеют дело с огромным объемом данных.

Разрабатываемая база данных предназначена для хранения и работы с данными в такой предметной области, как "Школа". Он включает в себя полную информацию об учителях и классах, которые они преподают. Обеспечивает доступ к расписанию занятий, а также к расписанию дополнительного образования, то есть клубов. Для оптимального взаимодействия между этими сторонами необходимо автоматизировать информационные процессы, что приведет к повышению качества и увеличению объема знаний.[7]

Для создания приложения в СУБД Microsoft Access существует инструмент, позволяющий создавать приложения. Есть два способа их создания. Первый и самый простой способ-писать макросы, второй и более сложный-писать с использованием языка программирования. Хотя макросы являются довольно хорошим инструментом для создания, автоматизации работы с базой данных, но все же есть задачи, которые с их помощью невозможно решить, или те, для которых язык программирования больше подходит. 

Работая в среде Microsoft Access, пользователь часто сталкивается с проблемой многократного повторения одних и тех же действий. Для упрощения или ускорения работы можно использовать макросы. Макросы-это группа команд, которые разработаны особым образом и представляют собой единое целое. В этом случае вам нужно определить не только команду, но и ее параметры в макросе.