Роль отчетной документации в информационном обеспечении деятельности организации

Актуальность темы состоит в необходимости рассмотрения отчетной документации как особого вида документации, необходимости ее совершенствования. Создание документов и управление ими является неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации. Отчетная документация является важным документом в деятельности абсолютно любой организации. Отчет — документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность. Роль отчетной документации – представлять результаты деятельности организации. Функции – определять деятельность организации и предлагать возможности совершенствования ее деятельности. Значение состоит в анализе практической деятельности организации.

Документы обеспечивают управляемость организации, поддерживают управление рисками и способствуют обеспечению непрерывности деятельности. 

И, наконец, документы являются активом организации, дают возможность извлекать пользу из обладания информационными ресурсами, позволяют обеспечивать сохранность корпоративной памяти о деятельности организации.

 Это определяет необходимость создания, внедрения и поддержания в актуальном состоянии системы управления организацией, в которой важное значение имеет система управления документами. 

Правильное построение системы управления документами повышает эффективность управления организацией в целом.

В линейке программ фирмы 1С есть информационная система, позволяющая организовать единое пространство учета, хранения и совместной работы с документами. 

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

Отчетность — это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма № 1) и отчет о прибылях и убытках (форма № 2). Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя:

отчет об изменении капитала (форма № 3);

отчет о движении денежных средств (форма № 4);

приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

пояснительную записку к отчету [12].

Основными требованиями, которые предъявляют к отчетности, являются:

достоверность — отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить;

полнота — отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;

нейтральность — отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц;

преемственность — последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.

Руководители и заместители руководителей организаций осуществляют рассмотрение в СЭД поступивших документов. Уполномоченные должностные лица осуществляют в СЭД подписание документов электронной подписью.

Управление организацией предполагает взаимодействие всех структурных подразделений и подсистем, обеспечивающих эффективную работу организации. Само управление - это воздействие управляющей подсистемы на управляемую подсистему с учетом поставленной цели или целей в рамках решаемых задач.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8.2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «системы документации» - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению [1, с. 7]. 

В рамках определенных систем документации, на основании унификации и стандартизации, выделяют унифицированные системы документации, основу которых составляют унифицированная форма документа, иначе, формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. В каждой организации необходимо разрабатывать альбом и табель унифицированных форм документов, позволяющих упорядочить все многообразие управленческой документации и облегчить процесс документирования управленческой деятельности.

Необходимо отметить, что планово-отчетная документация разрабатывается всегда на определенный срок (несколько лет, год, полгода и т.д.). В плановых документах определяются задачи отраслевого, территориального уровня, отдельной организации. 

По названию могут быть: план, программа, график, схема, генеральная схема, бизнес-план, индивидуальный план. Наиболее распространенным является план работы организации, отдельного структурного подразделения или коллегиального совещательного органа. 

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. 

Планы организаций оформляются на общем бланке, подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются руководителем вышестоящего органа или данной организации. 

Отчетность - это совокупность форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Компания предоставляет квартальную и годовую финансовую отчетность в определенном количестве стандартных форм. Эти формы бухгалтерской отчетности подаются в налоговую инспекцию в течение месяца после окончания квартала и трех месяцев после окончания года. Дополнительная информация предоставляется в статистическое управление.

Система отчетности представлена такими видами документов, как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты обычно называют балансами. Несмотря на такую бедность по типам, система отчетности очень сложна по составу - она включает как минимум три независимых класса систем: систему государственной статистической отчетности, систему ведомственной отчетности и внутриведомственную отчетность. Таким образом, система отчетности представлена большим количеством видов документов:

Для современных организаций характерна работа в условиях активных конкурентных отношений. Использование информационных технологий позволяет организации с максимальной эффективностью построить систему, включающую задачи, технологии и человеческие ресурсы.

В рамках данной системы деятельность организации направлена на выполнение следующих действий: организация и управление (производство и персонал), постановка и корректировка задач, разработка этапов работы, принятие решений, реализация коммуникаций, регулирование технологических и организационных процессов, сбор , обработка и анализ информации по подведению итогов работы.

Конечно, каждая отдельная организация имеет свою специфику, и задачи, стоящие перед организацией, намного шире, однако выполнение задач невозможно без управленческой документации, которая основана на управленческих документах, представленных различными системами документации.