ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ
1.1 Понятие стандартизации
1.2 Понятие унификации
ГЛАВА 2 ХАРАКТЕРИСТИКА СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В 1990-1991 ГГ.
2.1 Стандартизация и унификация документов в 1990-1991 гг.
2.2 Особенности стандартизации и унификации документов в 1990-1991 гг.
ГЛАВА 3 СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИИ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ВВЕДЕНИЕ
Процесс внедрения информационных технологий во все сферы деятельности общества и государства на современном этапе необратим. Одна-ко их внедрение, воспринимаемое с большим энтузиазмом, зачастую носит стихийный и не всегда продуманный характер, что создает ряд проблем и прежде всего проблему совместимости одних и тех же терминов, используемых в различных сферах деятельности. Ярким примером этому служит терминология, используемая в сфере управления документами и архивами и сфере информационных технологий (далее – ИТ). Причем различия в понимании одних и тех же терминов в этих сферах столь существенны, что встает вопрос о необходимости унификации их определений как на национальном уровне, так и на уровне международных стандартов ИСО. В связи с тем, что в последнее время очевидна тенденция разработки национальных стандартов путем прямого и дословного использования между-народных стандартов ИСО, изучение вопроса о совместимости терминологии этих сфер в стандартах ИСО приобретает особое значение. Изучив основные стандарты ИСО, используемые в управлении документами, архивами и ИТ, мы попробовали разобраться в согласованности международной стандартизированной терминологии, используемой в этих сферах деятельности. Исходя из объема статьи проанализируем лишь ключевые термины: «данные», «информация», «документированная информация» и «документ».
Следует отметить, что вопросами совместимости стандартизирован-ной терминологии, используемой как в сфере управления документами и архивами, так и в сфере информационных технологий и информационной безопасности исследований пока еще никто детально не занимался, за исключением автора данной статьи, посвятившего этой проблеме ряд публикаций.
ГЛАВА 1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ
1.1 Понятие стандартизации
Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня ее обязательности. Стандартизация направлена на упорядоченность в деятельности предприятий. Чаще всего стандартизация проводится на уровне государства. Утвержденные на государственном уровне стандарты напрямую влияют на деятельность каждого предприятия, регламентируя форму и процедуры прохождения тех или иных документов. Так, например, государством установлены четкие требования к оформлению и содержанию всех отгрузочных документов (ТОРГ-12, счет-фактура, счет на оплату, универсальный передаточный документ), договоров, приказов, расписок и т. д. Прописана форма документов, их содержание, обязательные реквизиты. Тем не менее, такие строгие требования не исключают возможности предприятий самостоятельно адаптировать документы под внутренние требования, если это не нарушает установленных правил.
Как уже упоминалось выше, большая часть документов стандартизирована на уровне государства. Тем не менее, предприятие может вносить дополнительные элементы на свое усмотрение, если это не противоречит действующему законодательству.
Одной из современных форм унификации документооборота и стандартизации информации во внутреннем документообороте является добавление нового реквизита на каждый документ, создаваемый на предприятии, — штрих-код документа.
ГЛАВА 2 ХАРАКТЕРИСТИКА СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В 1990-1991 ГГ.
2.1 Стандартизация и унификация документов в 1990-1991 гг.
На Беларуси после Октябрьской революции 1917 г. наблюдается новый виток развития национального делопроизводства.
В 20-е гг. развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Большинство терминов права и обществоведения закрепились в языковой практике, например: ахова здароуя, шляхі зносін, выканаучы камітэт, замежныя справы и др. Были изданы книги, специально посвященные делопроизводству: «Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов» (Мн.,1926), созданный на основе учебника, широко применяемого в РСФСР; «Учебник делопроизводства районных исполнительных комитетов» (Мн.,1926).
Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство. Образцы официальных бумаг. Словарь техникоканцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания» под редакцией М. Красинского (Мн., 1926) .
Основы современной бухгалтерской терминологии также были разработаны в 20-е гг. В 1928 г. был опубликован «Словарь бухгалтерских терминов», в нем приведено 1642 русских термина и, соответствующее количество белорусских. Особенностью словаря является то, что основная часть слов в нем — интернациональная.
Постсоветский период начался с распадом СССР.
ГЛАВА 3 СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИИ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ
Начнем с термина «данные» (data) как с наиболее широкого понятия. Этот термин содержится в терминологическом стандарте ИСО 5127-2001, объединяющем в себе целый ряд терминологических систем – архивную, библиотечную, управленческую и другие. В нем под данными понимается «Представление информации в формализованном виде, удобном для ее передачи, интерпретации и обработки».
В ИСО 5127-2017 определение термина было немного изменено: «Реинтерпретируемое представление информации в формализованной манере, удобной для передачи, интерпретации или обработки».
Реинтерпретируемое представление информации предполагает ее осмысление и передачу с возможными искажениями. Поэтому в последней редакции стандарта представлены несколько типов данных: внутренние, внешние, связанные, исходные (необработанные), обработанные, основные, динамические, большие, исследовательские, научные, открытые, анонимные, классифицированные, конфиденциальные, ссылочные, зарегистрированные, реального времени, актуальные, цифровые и др.
Проанализировав определения видов данных, приведенные в стандарте, мы видим, что они довольно логично выстроены и согласованы, хотя возможно и излишне детальны (например, исследовательские и научные данные можно было бы не разделять, т.к. одни могут преобразовываться в другие). Вместе с тем определение цифровых данных, на наш взгляд, выбивается из общего подхода, т.к. отражает не их содержание (как все остальные определения), а технологию их фиксации и носитель.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Государственное регулирование и управление в области технического нормирования и стандартизации осуществляется Президентом Республики Беларусь, Советом Министров Республики Беларусь, Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь, Министерством архитектуры и строительства Республики Беларусь и иными государственными органами в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Большинство видов деятельности в экономике и обществе является регулируемыми. Область делопроизводства также регулируется на государственном уровне. Содержание государственного регулирования определяется нормативными правовыми актами, принимаемыми на всех уровнях законодательной и исполнительной власти. Форма государственного регулирования определяется действующими механизмами доведения обязательных требований, контроля за их исполнением и применения санкций к нарушителям.
В настоящее время в Республике Беларусь в области делопроизводства действуют государственные стандарты СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения» и СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами. Организация работы с документами является неотъемлемой частью управления деятельностью любой организации, поскольку документы содержат в себе свидетельство выполнения всех ее деловых операций.
1. Андреева, В. И. Образцы документов делопроизводства / В. И. Андреева. – М.: 1996/1997.
2. Андреева, В. И. Делопроизводство. Работа с документами. Документооборот фирмы. Издание IV / В. И. Андреева. – М.: 1997.
3. Белкин, Р. С. Избранные труды / Р. С. Белкин. – М.: Норма, 2008. – 765 с.
4. Гваева, И.В., Собалевский, С.В. Делопроизводство. – Мн.: тетралит, 2014. – 224 с.
5. Давидова, Э. Н., Левчик, П. А. Альбом форм организационнораспорядительных документов / Э. Н. Давидова, П. А. Левчик. – Мн.: БелНИИЦаД, 1996.
6. Давидова, Э. Н., Рыбаков, А. Е. Делопроизводство / Э. Н. Давидова, А. Е. Рыбаков. – Мн.: ТетраСистемс, 1998.
7. Кудряев, В. А. Организация работы с документами. Учебник / В. А. Кудряев. – М.: Инфра-М, 1998.
8. Паневчик, В. В. Делопроизводство / В. В. Паневчик. Мн., 2000. Михальченко, А. М., Давидова, Э. М. Справочник по делопроизводству / А. М. Михальченко, Э. Н. Давидова. Мн.: Полымя, 1993.
9. Профессиональные навыки юриста: Опыт практического обучения / Л. А. Воскобитова [и др.]; под общ. ред. Л. А. Воскобитовой, Л. П. Михайловой, Е. С. Шугрина – М. : Дело, 2001. – 416 с.
10. Шугрина, Е. С. Техника юридического письма: учебно-практическое пособие / Е.С. Шугрина. М.: 2001. – 272 с.
11. Ерохова, В. А. Логичность, понятность, доступность законодательства – основные цели нормотворческого процесса / В. А. Ерохова // Юрист. – 2008. № 6. – С. 64 – 65.
12. Костин Б. А. Концепция стандартизации автоматизированных систем бухгалтерского учета / Б. А. Костин, И. А. Коноплева // Международный бухгалтерский учет. — № 14 (212). — 2012. — С. 38–51.
13. Логиновский О. В. Применение автоматизированных информационных систем в корпоративном управлении / О.В. Логиновский, A. A. Максимов, A. C. Козлов, A. C. Зинкевич // Вестник ЮУрГУ. — № 23. — 2007. — С. 26–34.
14. Унификация и стандартизация [Электронный ресурс]. — URL: https://it.rfei.ru/course/~SSmz/~oMOovm1I/~zIKQTnxr.
15. Варламова Л.Н., Баюн Л.С., Бастрикова К.А. Управление документацией: англо-русский аннотированный словарь стандартизированной терминологии. М.: Спутник+, 2017. 398 с.
16. Варламова Л.Н., Баюн Л.С., Бастрикова К.А. Управление документами и архивами: англо-русский словарь стандартизированной терминологии. М.: Спутник+, 2019. 514 с.
17. ISO 5127-2001. Information and documentation. Vocabulary [Digital resource]. – URL: https://www.iso.org/ru/standard/33636.html.
18. ISO 5127-2017. Information and documentation. Vocabulary. [Digital resource]. – URL: https://www.iso.org/standard/59743.html.
19. ISO 15489-1:2001. Information and documentation. Records management. General. [Digital resource]. – URL: https://www.iso.org/ru/standard/31908.html.
20. ISO 15489-1:2016. Information and documentation. Records management. Concept and principles.– URL: https://www.iso.org/standard/62542.html.
