Организация работы читальных залов

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества. Совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразование ранее актуальной социальной информации в информацию о прошлом (ретроспективную) с целью сохранения и использования накопленного общественного опыта и передачи его из поколения в поколение образует собой хранилища социальной памяти общества.

Основные функции архивов это: хранение необходимой ретроспективной информации и обеспечение общественных нужд в этой информации. Они реализуются в процессе таких направлений деятельности архивов: накопление документной ретроспективной информации ее упорядочение, хранение, поиск, организация использования. 

Можно определить функции архивов в обществе более широко: 

1. Управленческая. Архивы являются неотъемлемым звеном в системе государственного управления, являются своеобразными «арсеналами власти»; 10 

2. Сохранения. Архивы являются хранителями социальной (индивидуальной и коллективной) памяти общества и передают ее из поколения в поколение; 

3. Культурная. Формирование, функционирование архивов и использование архивных документов является своеобразным культурным процессом, который иллюстрирует уровень развития общества. Архивы – феномен культуры. 

4. Поисковая. Архивы обеспечивают возможности поиска необходимой информации, создания информационно-поисковых систем. 

Архивы на сегодняшний день являются учреждениями, осуществляющими прием, кратковременное или долговременное хранение и использование документов в интересах пользователей. В его основные задачи входит: комплектование документами; обеспечение сохранности и учет документов; информационное обеспечение общества необходимыми данными; проведение научной, исследовательской и методической работы в области архивного дела, архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин [9].

Порядок работы пользователей с документами в читальном зале, их права, обязанности и ответственность определяются «Инструкцией о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь». 

Разрешение на работу с архивными документами предоставляется на основании официального письма учреждения, направившего своего сотрудника в архив. В нем указываются фамилия, имя и отчество исследователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, цель и хронологические рамки исследования. Письмо подписывает руководитель учреждения или ученый секретарь [10]. 

Для регистрации посещений исследователями читального зала ведется журнал. На каждого исследователя заводится личное дело, в которое подшиваются: письмо учреждения, направившего его на работу в архиве; анкета; план работы; требование на выдачу дел; листы выдачи копий и выписок из документов. Личные дела не оформляются на представителей учреждений, выполняющих в читальном зале служебные задания.

Характеризуя деятельность читальных залов архива, следует отметить формирование современной информационной инфраструктуры, позволяющей совершенствовать работу архивов на основе широкого внедрения новейших технологий и принципиально новых подходов к решению актуальных задач.

Эффективность работы читальных залов архива определяется с учетом рейтинговых оценок по выполнению таких ведущих показателей как:

предоставление архивной информации пользователям;

упорядочение и прием документов на хранение в архивы;

ведение базы данных «Архивный фонд»;

выполнение объемов работ по оцифровке архивных документов;

наличие нарушений нормативных требований;

качество подготовки документов и вопросов для рассмотрения коллегиальными органами [12].

Предложения по улучшению эффективности работы архивов Республики Беларусь. 

Основной идеей предложений является предоставление исследователям больших свобод в работе с архивными документами.

Все нижеперечисленные предложения, безусловно, должны учитывать ограничения, установленные Законами РБ, связанные с публикацией личной, государственной и военной тайн. 

Создание единой АИС электронных описей в сети Интернет.

Ключевой аспект электронных описей – возможность полнотекстного поиска. Объективно, большая часть архивов, самостоятельно с этой задачей не справится, а финансирование работ сторонних организаций, как и их мощностей, на решение этого вопроса – не хватит.

Архивы являются исторически образовавшимися и непременно пополняющимися комплексами архивных документов, которые отображают финансовую и духовную жизнь, обладают историческим, научным, социальным, экономическим, политическим   и   культурным   значением, представляют существенную часть историко-культурного наследия, числятся как информационные ресурсы и подлежат обязательному хранению.

Первый раздел работы посвящен сущности читальных залов. В нём представлено, что они занимают особое место в структуре архивов, содействуя выполнению одной из важнейших функций, а именно обеспечению доступа пользователей к архивным документам для научных и практических целей, для удовлетворения законных прав и интересов граждан.

Второй раздел описывает определенные правила работы в читальных залах архивов. Их деятельность по использованию архивных документов основывается на принципах, закрепленных в законодательных и нормативно-правовых актах. 

В читальных залах архивов посетителям выдаются путеводители и другие методические пособия (перечни, реестры описей, указатели, каталоги). Затем пользователь уже знакомится с описями фондов. 

В читальном зале пользователи непосредственно работают с архивными делами. Здесь они могут получить консультации специалистов по составу и содержанию документов архива, с помощью научно-справочного аппарата архива самостоятельно подобрать необходимую для себя информацию, сделать архивные выписки или оформить заказ на копирование документов.

Третий раздел рассматривает способы по совершенствованию работы в читальных залах архивов. Большинству архивов следуют сделать уклон на применение новейших информационных технологий в создании справочных средств и оцифровки документов для создания комфортных условий работы пользователям.