Термин электронный документ в науке и законодательстве Беларуси и России

В современном мире документы являются основой информационной среды учреждений, организаций и предприятий, которые могут быть созданы различными способами:  типографическим способом, машинописным, рукописным,  а так же документы, полученные с помощью компьютерных технологий — электронные документы. Информация, которая будет в них содержатся, может обладать юридической силой только при соблюдении ряда делопроизводственных операций. 

На современном этапе без электронного документа немыслимо документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и т. д. Электронный документ — это набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютерном носителе (файлы Word, Excel и т. п.). Данный набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По определенным атрибутам (название, автор, дата создания и т. д.) время на поиск документа сокращается.

Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации.

Необходимо отметить, что управление электронными документами в Белоруссии и России еще не достигли уровня показателя зарубежных стран. Так как деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние несколько лет. Хотя история электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., но из-за множества факторов, автоматизация документооборота осуществлялась  только  на крупных предприятиях и государственных структурах, не включая бюджетные и коммерческие и организации.

Из всего вышесказанного следует, отметить, что тема курсовой работы является актуальна.

Вопросы документоведческой проблематики широко рассмотрены и освещены в учебной литературе, периодических изданиях в сфере научно-технической информации, документоведения и делопроизводства, а так же в российских отраслевых журналах  «Отечественные архивы», «Вестник архивиста», а так же в белорусских отраслевых журналах «Архивы и делопроизводство». Прежде всего, необходимо отметить таких авторов, как В. И. Тихонов [],В. Л. Носевич [], Т. С. Михеенок [], М. П. Бобылев [], О. Ю. Жук [] в работах которых  освящены основные аспекты организации электронного документооборота. Также множество публикаций, в том числе и в интернет-изданиях, посвященных проблемам развития электронного документооборота. Работы таких авторов как Кузнецова Т. В. [], Н. Меркурьева [], , В. Хургин [21].

Объектом курсовой работы термин «электронный документ» в науке и законодательстве Белоруссии и России.

 Предметом — термин «электронный документ».

Целью курсовой работы является определение этапов эволюции значения термина в науке и законодательстве России и Белоруссии и выявление основных различий в его трактовках. 

Исходя из цели курсовой работы были выделены следующие задачи:

1. Раскрыть понятие «электронный документ»;

2. Рассмотреть этапы развития электронного документа;

3. Изучить регулирование работы с электронными документами и документами в электронном виде;

4. Изучить требования к электронным документам;

5. Изучить требования к документам в электронном виде.

В современном мире, где компьютерная техника и информационные технологии используются повсеместно, большое значение имеют электронные документы.

Ежедневно создаются многочисленные массивы документов. Множество из них порождают большое количество сопровождающих документов. А так же меньше документов рождается в процессе проектирования программного обеспечения, в том числе проектирования информационных систем. В процессе работы  появляются потоки документов, которые приходиться контролировать и перераспределять между различными подразделениями [13]. Начнем с определения терминов.

Под термином “документ” принято понимать информацию, представленную в виде текста и зафиксированную на бумаге. Однако документ может фиксироваться на любом физическом носителе данных. Так устная беседа, не зафиксированная на физическом носителе информации, не считается документом.

Терминологически “документ” — любые сведения (информация), зафиксированные на любом носителе в пространстве и времени; информация (сведения), созданная трудом и разумом человека [6].

С появлением новых компьютерных технологий и программных обеспечений появляется возможность перехода от «безбумажного» делопроизводство к «электронному документу» — документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.

При информационных технологий в сфере ДОУ, появились более совершенные программные обеспечения организации различных форм собственности активно переходят к электронный документооборот. При этом в белорусском законодательстве можно встретить такие понятия, как «электронный документ» и «документ в электронном виде». 

В дальнейшем в связи с развитием технологий и постоянным расширением каналов передачи связи электронный документооборот становится неотъемлемой частью любой успешной компании, как в мире, так и в Республике Беларуси.

Принятый впервые 10 января 2000 года в Республике Беларусь Закон «Об электронном документе» определяет понятие «электронный документ как информация, зафиксированная на машинном носителе и отвечающая требованиям, установленным настоящим Законом» [12]. 

В России соответствующий закон принят 10 января 2002 г. № 1-ФЗ и называется «Об электронной цифровой подписи» [28]. По ст. 3. электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Проанализировав научную литературу и нормативно-правовые документы, можно констатировать, что однозначного определения электронного документа нет.

Бумажный документ отличается от электронного особенностями носителя информации, формами информации, средой существования бумажных и электронных документов.

Современные системы электронного документооборота, представлены в виде среду существования и обращения электронных документов, обеспечивается хранение комплекса метаданных, отражающих жизненный цикл документа.

В настоящее время ни одна организация не обходится без электронных документов, однако, документы на бумажных носителях также имеют определенные преимущества. 

Развития электронных документов началось в прошлом веке. За последние несколько десятилетий развитие электронного документооборота происходит высокими темпами, это связано с развитием информационных технологий и компьютерной техники.

 Характеристики электронных документов, находятся в процессе развития. 

В настоящее время в России и Белоруссии управление электронным документооборотом получило общественное признание в  информационной системы предприятий.

Таким образом, особенность электронных документов состоит в том, что их информация представлена в электронно-цифровом виде и, как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Следует отметить, что электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы.

По своей природе электронный документ - цифровая информация. Он состоит из набора информации и реквизитов (карточки). Требования к набору реквизитов, виду документа определяется различными нормативно-правовыми актами.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов. Тем не менее, полностью исключить бумагу и перейти на электронную документацию невозможно, т.к. правовые нормы до сих пор требуют наличия бумажной документации, а значительная часть информации поступает в компанию не в электронном виде.

Следовательно, создание законов об электронном документе является в современном мире актуальным, как и прошлом веке были законы о традиционных документах.

18. Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. 2005. № 11. – 54 с

19. Столина, Т.В. Архивное хранение электронных документов / Т. В. Столина - Архивы и делопроизводство. – 2001. – №2. – 52 с

20. Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева - Секретарское дело. 2006. № 7 – 23 с

21. Тихонов, С.А. Новые носители архивной информации / С. А. Тихонов -  Вестник архивиста. 1997. №5 – 41 с

22. Тихонов, В.И. Методология экспертизы ценности электронных документов нуждается в развитии / В. И. Тихонов -  Отечественные архивы. 2003. №5. 33 с

23. Тихонов, В.И. Современные концепции электронных архивов / В. И. Тихонов, И. Ф. Юшин - Отечественные архивы. 1999. №1. 18 с

24. Тихонов, В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В. И. Тихонов, И. Ф. Юшин - Отечественные архивы. 1999. №2. С. 18

25. Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение: Утв. приказом Председателя Гос. комитета по архивам и делопроизводству Респ. Беларусь от 3 апреля 1997 г. № 8 / Гос. комитет по архивам и делопроизводству Респ. Беларусь, БелНИИДАД; Авт.-разраб.: Г.Л. Горбачев, И.В. Дударь. – Минск: БелНИИДАД, 1997. – 44 с. // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. –2001. – № 8/6917

26. Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

27. Статьи из Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, касающиеся архивного дела и делопроизводства [с комментарием] // Архивы и делопроизводство. – 2003. – №5. – С.34 – 38.

28. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». №1-ФЗ от 10 января 2002г.