Архивные каталоги: принципы и правила создания, особенности использования Курсовая работа (проект)

Малая механизация информационных поисков, преимущественно в кадровом делопроизводстве, развивается в 1920–1930-е гг. («Орга-Индекс» (Центральный институт труда), 1922 – 1924 гг.; «Динамоучет» (Е. Эммануил, Киевский окружной комитет партии), 1925 г.; ведомости по заработной плате работников ЗСХМ «Серп и молот» (г. Харьков), 1926 г.) и создаются первые хранилища машиночитаемых документов (машиносчетные станции (МСС) ЦСУ СССР, фабрики механизированного счета, архив научно-исследовательского института аэроклиматологии (1943 г.)) [11].

Второй этап охватывает 1950 – пер. пол. 1970-х гг. Он начинается с создания Малой электронной счетной машины (МЭСМ) С.А. Лебедевым в Академии наук Украины (1951 г.), хотя информация по-прежнему хранилась на перфоносителях. В 1959 г. при Академии наук Украины был создан Научный совет по кибернетике. Значительный вклад в развитие теории автоматизированных архивных технологий принадлежит Г.Г. Воробьеву, А.И. Михайлову, А.И. Черному, Р.С. Гиляревскому, К.Б. Гельман-Виноградову и др. Одновременно разрабатываются первые автоматизированные архивные информационно-поисковые системы (далее – АИПС) в Центральном государственном архиве народного хозяйства СССР, Центральном архиве министерства обороны СССР. В целях оперативного учета научно-технических разработок в 1966 г. внедрена Государственная система научно-технической информации (ГСНТИ). Система автоматизации банковских операций («Банк») введена в эксплуатацию в 1972 гг. и др.

В архиве сложилась система традиционного и автоматизированного научно-справочного аппарата, представляющая комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников на различных носителях о составе и содержании архивных документов. 

Вопросам качества описей, их информативности в архиве придается большое значение. Проблемными моментами является наличие хорошего НСА к описи, в том числе указателей и особенно географических указателей (так, к фонду Р-1 с 2007 по 2013 г. было составлено 38 географических указателей).

Еще одна проблема – плохое состояние некоторых описей. Сотрудники архива ведут работу по приведению описей в надлежащее состояние.

Были выявлены наиболее востребованные описи, не внесенные в базу данных «Научно-техническая документация». В ходе работ было проведено сканирование и индексация электронных образов 454 описей. Проблемой явилась конвертация оцифрованных описей в Программный комплекс «Архивный фонд». Причиной является ряд технических моментов, как то: сканированные описи имеют формат рисунка, а не текста, что усложняет работу с ними и не дает возможности автоматического перевода в ПК «АФ»; нестыковка различных версий «железа» и программного обеспечения; вышеизложенные проблемы не дают возможности выложить оцифрованные описи на сайте архива. К тому же на сегодняшний день еще 2 020 описей остаются неоцифрованными, а это 63 % от общего количества описей филиала (3 318 описей).

Начальник отдела НСАГУД Е. Л. Сушенцова отмечала, что для дальнейшего совершенствования работы учета использования научно-справочного аппарата необходимо совершенствовать учет использования архивных документов, изучать эффективность использования отдельных категорий и групп документов. Для решения этих вопросов возникает необходимость в разработке программы, которая позволяла бы учитывать и анализировать использование автоматизированного НСА при поиске информации по документам, находящимся в архиве. В 2008 г. отделом НСАГУД были разработаны требования к содержанию информации базы данных «Учет использования научно-справочного аппарата филиала РГАНТД», которые можно использовать при создании программы по учету использования НСА.

Итак, для дальнейшего совершенствования работы архива по созданию современного научно-справочного аппарата необходимо: 

- продолжить работу по приведению описей, находящихся в плохом состоянии, в надлежащее состояние;

- совершенствовать и расширять систему указателей к описям, в том числе географических указателей;

- продолжить и ускорить перевод описей в формат электронных баз данных;

- решить технические проблемы и конвертировать оцифрованные описи в Программный комплекс «Архивный фонд», обновить его версию до 5.0 без потери имеющейся в более ранних версиях информации;

- обновить и переиздать путеводитель по фондам архива;

- продолжить работу по учету дел как в традиционных, так и в электронном каталоге;

- провести доработку БД «Патентный каталог», расширив поле «Номер дела» и реализовав функцию распечатки географических указателей;

- разработать и внедрить программу, которая позволяла бы учитывать и анализировать использование автоматизированного НСА при поиске информации по документам, находящимся в архиве.