Основные виды архивных фондов и особенности систематизации документов

Первые архивы восходят к древнему миру. Это так называемые устные архивы. Другими словами, носителями ретроспективной информации были те, кто с помощью специальной технологии смог сохранить в памяти большие объемы информации.

В России первые архивы появились в церквях и монастырях. Все документы хранились в больших коробках, известных как сундуки. За ведение учета отвечал специальный человек - ларечник.

Первые архивы были вызваны принятием христианства и миссионерской деятельностью Кирилла и Мефодия. Эти записи включают дипломатические и административные документы, соглашения между князьями, грамоты и уведомления, а также семейные записи. К первым архивам относятся: хранилище княжеского дворца; местные архивы; архивы церквей и монастырей [2, с.258].

Наследие – это совокупность достижений общества, исторический опыт, сохраненный в архивах его культурной памяти. Наследие, как особый институт, представляет собой не только давнее прошлое, но и претендует на настоящее.

Архив:

1) структурное подразделение учреждения или организации, осуществляющее хранение, сбор, ведение и использование архивных документов; 

2) собрание письменных документов (рукописей, писем и т.д.), относящихся к учреждению или частному лицу [3, с.88]

Государственные архивы – республиканские государственные органы, созданные Правительством РБ для хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Беларусь, а также других архивных документов.

Помимо закрытия архивов, архивы также включают в себя архивные коллекции, которые, как правило, имеют большую численность. Архивная коллекция – это группа отдельных документов и дел, имеющих историческое, научное, политическое, юридическое, национально-экономическое, социальное, культурное или иное значение, образовавшихся в результате деятельности различных учреждений или отдельных лиц и объединенных по тематике, названию, времени, географии или другим причинам.

Основное отличие архивной коллекции от архивного фонда заключается в том, что документы, составляющие коллекцию, связаны друг с другом только логически. На самом деле отдельные документы в коллекции объединяют только принципы, по которым формировалась коллекция, и личность собирателя (или, если коллекция формировалась в учреждении или архиве, местонахождение коллекции) [12, с.288]. 

Время и условия формирования коллекции - исторический факт, но этот факт придает сравнительную объективность только составу коллекции, но не ее содержанию. Обстоятельства, при которых тот или иной документ добавляется в коллекцию, могут быть совершенно случайными. Процесс сбора не гарантирует, что коллекция каким-либо образом репрезентативна для документов, относящихся к той или иной эпохе, событию, типу документа и т.д. Разумеется, коллекция не отличается и объективностью. Разумеется, коллекция также не дает объективной основы для ее структурирования.

Любая коллекция в этом смысле является неполной и не отражает объективную картину документированной социальной жизни. Отсутствие исторических связей между документами, составляющими архивную коллекцию, делает ее значительно менее информативной, чем архивный фонд [13, с.289].

Анализ литературных источников показал, что архивы как государственные учреждения призваны сохранять наследие прошлого в рамках определенных документальных источников. Основными задачами архивов является сохранение и сбережение необходимых данных в рамках исторического прошлого. Для формирования представлений о документальных характеристиках необходимо отметить наличие определенных навыков систематизации документации.

Архивный фонд представляет собой определенный тип государственного учреждения, которых хранит множество документальных данных относительно исторического прошлого. Национальный архивный фонд Республики Беларусь (НАФ) - это собрание документов Республики Беларусь, образовавшихся в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности страны на разных этапах развития и отражающих материальную и духовную жизнь белорусского народа.

Архивная коллекция представляет собой комплекс отдельных документов и дел исторического, научного и политического значения, которые объединяются по тематическому, номинальному, хронологическому и иному признаку. Архивные коллекции являются разновидностью архивного фонда и бывают частными или индивидуальными.

Государственные архивы представляют собой определенную структуру формирования и систематизации имеющихся данных. Систематизация архивных данных производится на основе определенных моделей систематизации: хронологически-структурная, структурно-хронологическая, хронологически функциональная, хронологически-тематическая, хронологически-номинальная.