Документы финансовой деятельности

Термин "финансовая деятельность" означает деятельность, приводящую к изменениям величины и состава внесенного собственного капитала, обязательств по кредитам, займам и иных аналогичных обязательств организации, при условии, если таковая не относится к текущей деятельности согласно учетной политике организации. Данное определение содержится в Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержден-ной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102).

Курсовые разницы по дебиторской задолженности за отгруженные товары, выполненные работы, оказанные услуги, по авансам, выданным поставщикам и подрядчикам на приобретение сырья, материалов, товаров, работ, услуг, а также курсовые разницы по кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками за сырье, материалы, товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также по кредитам, займам и процентам по ним, авансам, полученным от покупателей и заказчиков, могут быть отражены в бухгалтерском учете в составе расходов (доходов) будущих периодов на счетах 97 "Расходы будущих периодов" и 98 "До-ходы будущих периодов", в случае принятия коммерческими организациями решения об отнесении курсовых разниц, возникающих при переоценке имущества и обязательств в иностранной валюте (п. 7 Инструкции по бухгалтерскому учету активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте, утвержденной постановлением Минфина РБ от 27.12.2007 № 199; п. 2 постановления Совета Министров РБ от 03.06.2011 № 704 "О некоторых вопросах переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте" (далее – постановление № 704)). При этом учтенные в составе расходов (доходов) будущих периодов курсовые разницы должны быть списаны на финансовые результаты в порядке и сроки, установленные руководителем организации, но не позднее 31 декабря 2014 г. Названные нормативные документы разработаны и утверждены в соответствии с Декретом Президента РБ от 30.06.2000 № 15 "О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц" (далее – Декрет № 15).

Аналитический учет по видам доходов по финансовой деятельности должен быть определен учетной политикой организации и обеспечивать сбор информации, необходимой для заполнения бухгалтерской отчетности (п. 71 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50; далее – Инструкция № 50).

Контроль за финансовым состоянием и обеспечение устойчивого финансового состояния организации осуществляет главный бухгалтер.

Финансовое состояние предприятия характеризуется его платежеспособностью. О платежеспособности организации свидетельствуют остатки средств на счете организации. Если на текущих счетах организации в течение месяца ежедневно были остатки денежных средств, то организация считается платежеспособной независимо от величины остатка денежных средств на этих счетах.

По бухгалтерскому балансу определяется обеспеченность организации собственными и заемными оборотными средствами.

В процессе анализа главный бухгалтер уточняет, сколько организации необходимо заемных оборотных средств, чтобы обеспечить устойчивое финансовое состояние.

При определении размера заемных средств (например, долгосрочных или краткосрочных кредитов банков и т.д.) главный бухгалтер должен выяснить размер внутренних финансовых ресурсов, которые находятся в обороте организации.

Внутренние финансовые ресурсы – это денежные средства, постоянно находящиеся в обороте организации, но ей не принадлежащие. Это задолженность по заработной плате работникам организации, временно находящиеся в обороте организации средства, предназначенные для уплаты налогов и др.

Если в финансовом холдинге отсутствуют специалисты по работе с архивными документами и документами оперативного хранения необходимого уровня подготовки, то таких специалистов можно пригласить из сервисных компаний, заключив соответствующий договор. Но такой подход к организации работы с документами не должен противоречить требованиям информационной безопасности компании (руководство многих компаний категорически против предоставления какой-либо информации по клиентской базе третьим лицам). В таком случае выходом для решения кадровой проблемы могут быть организационно-штатные мероприятия, включающие изменение штатного расписания подразделения, подбор, прием, обучение, аттестация персонала. Оптимальным решением будет приглашение на работу выпускников вузов, выпускающих специалистов в области документоведения и архивного дела.

Таким образом, для создания системы хранения документов в финансовой компании холдингового типа необходимо провести ряд предварительных мероприятий, направленных на изучение законодательной и нормативно-методической базы, провести расчет объемов хранимых документов и стоимости организации альтернативных вариантов хранения, провести автоматизацию учета и обработки документов и подготовку персонала, что позволит не только исключить претензии по работе с документами со стороны проверяющих и контролирующих организаций, но и построить систему хранения с учетом внутренних бизнес-процессов и политики руководства холдинга, минимизировать риски и исключить необоснованные расходы при реализации проекта.