Коммуникационные барьеры

Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, менеджер организует, руководит и мотивирует подчиненных. Передача информации таким образом, чтобы достигалось наиболее максимальное ее восприятие необходимой целевой аудиторией, определяет эффективность деятельности организации. Поэтому этой проблеме уделяется большое внимание, изучаются различные аспекты повышения степени результативности коммуникационных процессов.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации в целом. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т. п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация — различные, но связанные между собой понятия. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию [4, с. 52]. С одной стороны, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. С другой стороны, они могут рассматриваться как обмен идеями, интересами, настроениями, т. е. как информация, связанная с поведением индивидов в группе.

Коммуникация и информация — различные, но связанные между собой понятия. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. С одной стороны, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. С другой стороны, они могут рассматриваться как обмен идеями, интересами, настроениями, т. е. как информация, связанная с поведением индивидов в группе.

Данный пункт рассмотрим на примере Завода по производству газосиликатных блоков.

Завод по производству газосиликатных блоков был построен в 2009 году и уже за полтора года вышел на полную производственную мощность. Кратко историю предприятия  можно представить следующим образом:

- 2009 г. - построен и введен в эксплуатацию завод по производству газосиликатных блоков.

- 2010 г. - заключен инвестиционный договор о создании производства по выпуску сухих строительных смесей в д. Затишье.

- 2011 г. - приобретено дополнительное технологическое оборудование под расширение производства по выпуску газосиликатных блоков и энергонасыщенная техника.

- 2012 г. - открыт цех по производству облицовочного кирпича и тротуарной плитки.

- 2013 г. - введен в эксплуатацию новый современный растворо-бетонный узел производственной мощностью 70 тыс.куб. метров бетона в год.

- 2014 г. - открыт ветропарк «Газосиликат».

На сегодняшний день «Газосиликатстрой» является одним из крупных перспективных и быстроразвивающихся предприятий нашего района. Благодаря высокому качеству выпускаемой продукции и приемлемой цене, она пользуется широким спросом за пределами страны, в особенности в Российской Федерации, куда ее экспортируется более 95 процентов. На предприятии было установлено новое оборудование по обработке древесины и изготовлению пиломатериалов. Кроме того, введен в эксплуатацию собственный подъездной повышенный железнодорожный путь, способный принимать 10 вагонов для выгрузки сырья. Предприятие идет по пути развития и наращивания темпов производства. 

В 2012 году был открыт на собственных площадях завод по выпуску гиперпрессованного облицовочного кирпича мощностью 70 миллионов штук в год. Этот кирпич характеризуется высокой прочностью, важно еще и то, что в производстве его применяется 97 процентов местного сырья. 

В 2013 году введен в эксплуатацию новый современный растворобетонный узел производственной мощностью 70 тысяч кубометров в год. Начата активная работа по освоению инвестиционного проекта «Строительство ветропарка». За счет собственной вырабатываемой электроэнергии «Газосиликатстрой» планирует значительно снизить себестоимость выпускаемой продукции, что позволит достойно конкурировать на внешних рынках сбыта, тем самым увеличить приток иностранной валюты в Республику Беларусь и др. Параллельно с производством заботятся на предприятии об условиях и охране труда людей. Ярким примером стало посещение комнаты охраны труда, где проводятся инструктажи, показывают видеофильмы соответствующей тематики – в целом есть всё, чтобы человек понял свою роль в обеспечении безопасности.

Проведенный анализ коммуникативной политики на предприятии показал, что коммуникации в управлении неэффективны из-за ряда причин, которые можно описать следующим образом:

- нет единого руководителя, который бы в полной мере был осведомлен о состоянии как внешней так и внутренней среды ЧПУП «Газосиликатстрой» и мог на основании полной информации принимать соответствующие управленческие решения;

- слабое взаимодействие на горизонтальном уровне между руководителями структурных подразделений;

- планово-приказной метод сотрудничества руководства с работниками;

- отсутствие официального электронного документооборота;

- отсутствие средств коммуникации, таких как внутренняя телефонная линия, общий чат - общение через Интернет и т.д.

Для решения выявленных проблем рекомендуется воспользоваться основными методами нивелирования коммуникационных барьеров.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию. Росту доверия к компании способствуют: своевременная и регулярная коммуникация; демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей); привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений. Делегирование полномочий способствует быстрому реагированию на все изменения, происходящие в компании. 

Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения. Для ЧПУП «Газосиликатстрой» это актуально, т.к. при сокращении в основном были уволены рабочие, а вот среди руководства вертикальная структура управления осталась прежней, что и привело к образованию «промежуточных» руководителей.

Работу по доведению информации до рабочих и служащих следует проводить следующим образом. Во-первых  в сектор внутренних коммуникаций дирекции по кадровой политике в установленное время должна поступать информация производственного сектора, коммерческого сектора, аналитического м кадрового секторов. Затем информация в тезисной форме размещается на стендах и рассылаются через внутреннюю сеть организации. 

Особое внимание во внутренних коммуникаций следует уделять получению обратной связи. Для этого используются почтовые ящики обратной связи, встречи на разных уровнях, дискуссии и обсуждения проблем рабочих с руководством в открытом режиме. В целях изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем и мониторинга отношения работников к компании необходимо проводить социологические исследования с использованием  различных методов – от анкетирования до личных интервью. 

В данной курсовой работе были изучены теоретические основы коммуникаций в управлении, охарактеризовано понятие, основные элементы и этапы коммуникационного процесса, определены основные виды коммуникаций, коммуникационные барьеры и теоретические пути повышения эффективности межличностных коммуникаций.

Таким образом, коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель должен быть заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением персонала организации. Коммуникации также необходимы для утверждения авторитета руководителя.

Анализ системы коммуникации был произведен на примере ЧПУП «Газосиликатстрой», одного из лидеров по производству газосиликатных блоков, учитывая, что зарегистрировано оно было только в сентябре 2013 г., можно говорить о том, что предприятие находится на первой стадии своего развития и именно от эффективности межличностных коммуникаций зависит его дальнейшее развитие и совершенствование. 

При оценке коммуникативной политики было установлено, что, несмотря на молодой коллектив и  небольшую численность работников, в ЧПУП «Газосиликатстрой» коммуникационные процессы проходят неэффективно. В первую очередь это выражается в недостатках структуры управления. Особого внимания требует тот факт, что практически отсутствует электронный документооборот, не развита внутренняя телефонная сеть, что приводит к большим потерям трудового времени. Неспособность оперативно реагировать на изменения внешней среды повлияло на снижение эффективности работы предприятия, что выразилось в снижении показателей рентабельности.

Для решения выявленных коммуникационных барьеров предложены следующие мероприятия: делегирование полномочий; сокращение средних уровней управления; размещать информацию о текущих показателях работы предприятия на стендах; организовать "прямые линии" с генеральным директором; наладить электронный документооборот; сократить сверхурочные часы.