Анализ реализации контроля за исполнением документов при традиционном делопроизводстве

Документы составляют основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения. Содержащаяся в них информация является юридически обязательной и может быть использована для профессиональной деятельности только при соблюдении определенных обязательных документов. Документы являются основным источником информации для предприятия (организации) и требуют соответствующей организации контроля за ними. Документы обеспечивают информационную поддержку управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. 

Контроль организации работы с документами должен включать управление документами организации, хранение документов и их использование для соответствующей деятельности организации.

Эффективный контроль документооборота является обязательной частью эффективного управления организацией. 

Контроль документооборота чрезвычайно важен для правильной организации финансового и управленческого учета и не может рассматриваться отдельно от конкретных процессов конкретного предприятия. Этим объясняется актуальность темы курсовой работы.

Объектом данного исследования является филиал «Гродненские электрические сети» РУП «Гродноэнерго». 

Предметом исследования является анализ реализации контроля за исполнением документов при традиционном делопроизводстве.

Цель работы – анализ реализации контроля документооборота в организации, разработка на его основе мероприятий, направленных на повышение эффективности контрольных процедур.

Документооборот организации – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (с изм. и доп. от 17.10.2019 г. № 193) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы [15]. 

Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

Гродненские электрические сети осуществляют электроснабжение потребителей трех административных районов Гродненской области: Гродненского, Щучинского, Берестовицкого и города Гродно.

В состав филиала входят пять районов электрических сетей: Высоковольтный РЭС, Гродненский городской РЭС, Гродненский сельский РЭС, Щучинский РЭС и Берестовицкий РЭС.

Гродненские электрические сети осуществляют электроснабжение потребителей трех административных районов Гродненской области: Гродненского, Щучинского, Берестовицкого и города Гродно.

В состав филиала входят пять районов электрических сетей: Высоковольтный РЭС, Гродненский городской РЭС, Гродненский сельский РЭС, Щучинский РЭС и Берестовицкий РЭС.

Организационная структура филиала «Гродненские электрические сети» РУП «Гродноэнерго» представлено в приложении А.

Площадь обслуживаемой территории – 5,4 тыс.кв.км.

Протяженность ВЛ 35-330 кВ – 1 291,5 км.

Протяженность КЛ 35-330 кВ – 0,4 км.

Протяженность линий 6-10 кВ – 4 475 км.

Протяженность линий 0,4 кВ – 4 275 км.

Обследование существующей системы документационного обеспечения филиала «Гродненские сети» РУП «Гродноэнерго», ее анализ помог выявить ряд проблем, которые требуют решения.

Во-первых, в филиале «Гродненские сети» РУП «Гродноэнерго», проблемой является несоблюдение сотрудниками требований методической инструкции по делопроизводству. Зачастую, в работе оформления документов, в составе реквизитов сотрудниками делопроизводственной службы допускаются ошибки. 

Во-вторых, отсутствие системы электронного документооборота тоже является минусом в работе по организации делопроизводства. Таким образом, необходимо внедрение системы электронного документооборота.

Системой электронного документооборота или СЭД является компьютерная программа, позволяющая организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками.

Современная система электронного документооборота имеет множество достоинств:

– СЭД обеспечивает прозрачность документооборота и всех бизнес–процессов в компании – позволяет отслеживать и контролировать все операции и перемещения документов;

– СЭД повышает дисциплины в работе и выполнении заданий – прозрачная система облегчает регистрацию результатов и фактов в ответ на запросы;

– СЭД сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд – не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;

– СЭД защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;

– СЭД основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO.

В ходе увеличения документооборота в стране, увеличения стоимости бумаги, многие предприятия подстраиваются под существующие условия. При этом преследуются такие основные цели, как повышение эффективности использования внутренних ресурсов и адаптация к изменяющимся внешним условиям. Одним из путей, способствующих достижению этих целей, является оптимизация процессов на предприятии.

В процессе выполнения курсовой работы проведен анализ контроля документооборота в филиале «Гродненские электрические сети» РУП «Гродноэнерго», а также проблемные вопросы в документообороте. Проанализировав показатели документооборота организации необходимо отметить, что в ее деятельности наметилась положительная динамика в организации работы с документами.

Проблемой у секретаря приемной в организации делопроизводства является ошибки при составлении и оформлении документов. Несмотря на существующую инструкцию по делопроизводству, в оформлении официальных документов допускаются ошибки. 

Нередко в документах отсутствует или допущена ошибка в реквизитах «Отметка об исполнителе», «Отметка о заверении копии». 

Также не всегда соблюдаются размеры полей, границы зон расположения реквизитов на бланках письма, имеется использование различных шрифтов в оформлении письма кроме шрифта, установленного инструкцией и другие ошибки.  Из-за ошибок, которые бывают в процессе создания документа, управленческая работа замедляется, так как сотрудниками тратится время на исправление ошибок.

Общий объем документооборота в 2020 году снизился по сравнению с предыдущими годами: на 45 меньше, чем в 2018 году. на 716 шт. в 2019 году.