Организация телефонного и факсимильного обслуживания приемной руководителя на примере главного статистического управления города Минска Курсовая работа (проект)

Введение

Поскольку информация является основой для принятия какого-либо решения, изобретение телефона американцем А. Беллом в 1876 году, которое позволило не только немедленно его передать, но и для личного общения, оказало большое влияние на организацию управление. Благодаря телефону многие вопросы стали решаться путем устных переговоров, без отправки пи-сем и тех документов, необходимости в собрании которых больше не существует.
Организация телефонных разговоров руководителя и телефонных переговоров секретарем, а также факсимильное обслуживание является частью обязательной функции секретарских служб. Секретарь главы организации, ведение встреч и ведения телефонных разговоров часто являются основными задачами и занимают большую часть своего рабочего времени. Поэтому секретарь, как и каждый сотрудник административного аппарата, должен хорошо владеть культурой телефонных разговоров, а также владеть особенностями факсимильной связи.
Основная задача секретаря при работе с телефоном - освободить менеджера от звонков, не адресованных ему.
Для абонента ответ по телефону создает впечатление об учреждении, поэтому нечеткие, невежливые ответы, недружелюбный тон, сленговые выражения «хорошо» неприемлемы, идет, привет, ладно, поскольку это создает очень неприятное впечатление о собеседнике и о учреждение в целом. Следует помнить, что тон разговора и слова секретаря влияют на реакцию абонента. Акустической особенностью телефонного разговора является зеркальный эффект: если секретарь говорит тихо, то ему ответят тихим голосом, напротив, если он говорит громко, ответ также будет дан повышенным тоном.
Таким образом, объект работы – общественные отношения, связанные с организацией телефонного и факсимильного обслуживания приемной руководителя на примере главного статистического управления города Минска.
Предмет работы – нормы права и научная литература, связанная с организацией телефонного и факсимильного обслуживания приемной руководителя на примере главного статистического управления города Минска.
Цель работы – проанализировать нормы права и научную литературу, связанную с организацией телефонного и факсимильного обслуживания приемной руководителя на примере главного статистического управления города Минска.
Цель образует задачи, необходимые к выполнению в ходе проводимого исследования:
- рассмотреть средства электронной связи в делопроизводстве;
- проанализировать назначение телефонного и факсимильного оборудования;
- определить правила использования факсимильного и телефонного обслуживания на примере главного статистического управления города Минска.
К методам, используемым в ходе проводимого исследования, следует отнести:
- методы анализа и синтеза;
- методы индукции и дедукции;
- формально- юридический метод;
- сравнительно-правовой метод. 

2.1. Средства электронной связи в делопроизводстве

Стоит отметить проект «Электронный читальный зал», который открывает возможность удаленной работы с информационными ресурсами архива. В практике читального зала архива пользователям предоставляется до-ступ к электронным записям дел, историческим источникам с использованием электронного фонда использования.
Таким образом, в современных условиях значительно возрастает спрос на услуги архивных учреждений, что влечет за собой необходимость создания базы данных информационно-коммуникационных ресурсов архивных учреждений. Содействовать развитию сектора услуг (работа в архивной отрасли, будет создание инфраструктуры «электронного правительства» для предоставления государственных услуг, формирование информационного пространства в системе государственного управления, принятие Учтены потребности общества в получении качественной и достоверной информации. Стоит отметить такие явления, как: инфраструктура и внедрение средств связи на основе цифровых электронных систем с целью обеспечения оптимизации информационных активов, формирования функциональных подразделений для описания, учета и сохранения документов, научно-справочный аппарат, приобретение, предоставление качественных услуг.
С развитием информационных технологий, расширением географии деловых отношений участники рынка имели не только желание, но и возможность облегчить и ускорить процедуру документооборота. В результате все больше и больше договоров и соглашений заключаются и реализуются путем обмена документами по электронной почте и факсу. Однако при использовании документов, передаваемых этими методами, могут возникнуть проблемы, связанные с подтверждением их юридической силы.
В судебной практике встречаются случаи, когда деловая переписка сторон, а иногда и заключение договоров, велась по факсу или электронной почте.
В другом случае подрядчик потребовал погашения долга, который, как требовал заказчик, был уже погашен путем перечисления средств на счет, принадлежащий подрядчику. Спор разгорелся из-за того, что подрядчик от-правил важное письмо по факсу, а заказчик утверждал, что не получил его.
Подрядчик уведомил заказчика письмом о том, что его счет не работает, а также распорядился оплатить счета на счет в иностранном банке. Это письмо было отправлено по факсу, и подрядчик предоставил аппаратное подтверждение отправляемого письма: отметку факса отправителя и отметку на аппарате клиента о получении факса. Заказчик не предоставил доказательств того, что письмо не было получено им по факсу: реестр входящих факсов и документов не регистрировался заказчиком регулярно. Однако наличие имени отправителя и номера факса в факсимильном документе не всегда может быть убедительным для суда. Биение можно смоделировать, перепрограммировав факс или используя графический редактор [11].